CLARC Archive archiviert Dokumente aus Microsoft Business Central 365 automatisch, revisionssicher und GoBD-konform. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Verträge landen direkt beim Buchen im Archiv und stehen im jeweiligen Beleg sofort wieder zur Verfügung.
Automatische Archivierung beim Buchen – ohne manuellen Aufwand
Revisionssichere Ablage nach GoBD und DSGVO
Volltextsuche über alle archivierten Dokumente
Zentrale Ablage statt verstreuter Dateien und E-Mail-Postfächer
Digitale Archivierung in Business Central bedeutet: Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Verträge werden direkt beim Buchen automatisch abgelegt – strukturiert, durchsuchbar und unveränderbar. CLARC Archive übernimmt diesen Schritt, ohne dass Anwender das System wechseln oder Dokumente manuell ablegen.
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Verträge werden direkt beim Buchen automatisch abgelegt – strukturiert und durchsuchbar, ohne dass Anwender das System wechseln oder Dokumente manuell ablegen. Business Central speichert Anhänge zwar im jeweiligen Vorgang, doch nicht jedes zugehörige Dokument entsteht dort: E-Mail-Anhänge oder ergänzende Verträge landen oft in Postfächern oder lokalen Ordnern statt am passenden Beleg. CLARC Archive führt diese Unterlagen in einer zentralen Ablage zusammen und macht sie direkt im jeweiligen Vorgang wieder auffindbar – über Belegnummer, Kreditor, Debitor, Zeitraum oder Volltextsuche.
CLARC Archive wächst mit steigenden Datenmengen und unterstützt Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Betrieb – unabhängig davon, ob ein Unternehmen an einem Standort oder international arbeitet. Regelmäßige Updates halten die Lösung langfristig kompatibel. In der Finanzbuchhaltung sorgt das für eine zentrale Ablage von Rechnungen und buchungsrelevanten Belegen, im Einkauf für direkten Zugriff auf Bestellungen und Lieferscheine, in Vertrieb und Controlling für jederzeit verfügbare Vereinbarungen und Nachweise. Der Effekt in allen Bereichen: weniger Suchaufwand und schnellerer Zugriff auf die Dokumente, die für den jeweiligen Vorgang gebraucht werden.
Ohne eine integrierte Archivierungslösung in Microsoft Business Central 365 werden Dokumente oft dezentral abgelegt, sind schwer auffindbar oder erfüllen regulatorische Anforderungen nur unzureichend. CLARC Archive schafft hier Abhilfe: Die Lösung integriert sich nahtlos und sorgt für eine strukturierte, revisionssichere und jederzeit nachvollziehbare Archivierung aller relevanten Belege.
CLARC Archive ist vollständig in Microsoft Business Central 365 eingebettet und unterstützt Ihre Teams dort, wo sie ohnehin arbeiten. Dokumente werden ohne Medienbrüche direkt im Kontext des jeweiligen Geschäftsvorgangs verfügbar gemacht. Statt zusätzlich zu suchen, zu speichern oder zwischen Systemen zu wechseln, erfolgt die Archivierung im Hintergrund. Im Tagesgeschäft entstehen in Business Central zahlreiche Belege und zugehörige Unterlagen. Dazu zählen unter anderem Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften, Verträge und weitere Zusatzdokumente. Auch E-Mail-Anhänge, die zu einem Beleg gehören, können mit archiviert werden. Die Ablage erfolgt dabei regelbasiert und automatisch, beispielsweise beim Buchen eines Belegs.
Gesetzliche Anforderungen an die Archivierung nehmen stetig zu – gleichzeitig wächst der Druck, Prozesse nachweisbar, transparent und prüfungssicher zu gestalten. Mit CLARC Archive werden Dokumente revisionssicher archiviert, so dass ihre Unveränderbarkeit gewährleistet ist und alle notwendigen Nachweise für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung erbracht werden können. Dabei sorgt die Lösung für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit, indem sie Versionen und Änderungen historisiert und Ablageprozesse transparent macht. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich nachvollziehbar abbilden, so dass Sie auch datenschutzrechtliche Anforderungen – etwa im Rahmen der DSGVO – strukturiert umsetzen können. Das Ergebnis: Sie sind jederzeit audit-ready und reduzieren Aufwände.
In vielen Unternehmen kostet das Wiederfinden von Dokumenten mehr Zeit als nötig – insbesondere dann, wenn Unterlagen in Dateiablagen, E-Mail-Postfächern oder lokalen Ordnerstrukturen verstreut sind. CLARC Archive beendet diese Sucherei, indem archivierte Dokumente direkt in Business Central verfügbar sind und über eine intelligente Indexierung schnell gefunden werden. Anwender recherchieren beispielsweise nach Belegnummern, Kreditoren- oder Debitorendaten, Zeiträumen oder weiteren Merkmalen und können zusätzlich eine Volltextsuche über Dokumentinhalte nutzen. Besonders praktisch: Dokumente lassen sich unmittelbar aus dem jeweiligen Vorgang heraus öffnen. Das spart Zeit, erhöht die Produktivität und sorgt dafür, dass Informationen dort bereitstehen, wo sie gebraucht werden.
Listing im Microsoft Marketplace
Die Lösung ist im Microsoft Marketplace gelistet. CLARC Archive for Microsoft Business Central 365 archiviert Dokumente aus Business Central revisionssicher und direkt im gewohnten ERP-System, ohne Systemwechsel und ohne zusätzlichen Schulungsaufwand. Weitere Details zum Listing gibt es im Microsoft Marketplace.
Diese Funktionen bietet unsere Software
Unsere Software bietet Ihnen zahlreiche Features. Hier stellen wir Ihnen eine Auswahl davon vor. Unsere Ansprechpartner zeigen Ihnen gerne in einer unverbindlichen Demo alle Funktionen und Möglichkeiten der Lösung.
Ablage ohne manuellen Aufwand
Belege werden genau dann archiviert, wenn sie im Business-Central-Prozess entstehen – ohne dass jemand sie zusätzlich ablegen muss.
Wiederfinden statt Suchen
Archivierte Dokumente stehen direkt im jeweiligen Vorgang bereit und lassen sich über mehrere Wege gezielt aufrufen.
Eine Ablage für alle Fachbereiche
Statt verstreuter Dateien in Postfächern oder lokalen Ordnern entsteht eine einheitliche, nachvollziehbare Ablagestruktur.
Automatisierte Archivierung, integrierte Suche und flexible Betriebsmodelle im Überblick.
Dokumente werden regelbasiert archiviert, sobald ein Beleg gebucht wird – etwa bei Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen. Die Ablage läuft automatisiert im Hintergrund, standardisiert und nachvollziehbar, direkt im gewohnten Business-Central-Prozess.
Archivierte Dokumente lassen sich nach Belegnummer, Kreditor, Debitor oder Zeitraum finden. Eine Volltextsuche durchsucht zusätzlich die Dokumentinhalte selbst. Der Zugriff erfolgt direkt aus dem jeweiligen Vorgang, ohne Systemwechsel.
CLARC Archive ist nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Anforderungen der GoBD und DSGVO. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich strukturiert abbilden, Zugriffe und Änderungen werden protokolliert.
Unternehmen wählen zwischen Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Betrieb. Bei On-Premises-Anbindung stellt der CLARC Cloud Connector die Verbindung her, ohne dass eingehende Firewall-Freischaltungen nötig sind.
Eine CLARC Softwarelösung
Mit der von uns inhouse entwickelten Produktlinie CLARC ECM SUITE orientieren wir uns eng an den Projektanforderungen unserer Kunden und Partner. Unsere Lösungen bringen Ordnung in Dokumenten- und Informationsprozesse, um geschäftliche Abläufe zu optimieren und wichtige Ressourcen zu schonen.
Häufig gestellte Fragen zu digitaler Archivierung in Microsoft Business Central 365
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Archivierung, Revisionssicherheit und verschiedenen Betriebsmodellen
CLARC Archive ist eine Lösung, die Dokumente aus Microsoft Business Central 365 automatisch und revisionssicher archiviert – direkt im Geschäftsprozess, ohne separates System.
Archiviert werden können alle eingehenden Dokumente – sowohl digital als auch physisch – sowie sämtliche in BC erstellten Belege, die automatisch archiviert werden.
Ja. Dokumente werden unveränderbar abgelegt, Versionen und Änderungen werden historisiert, Aufbewahrungsfristen lassen sich abbilden.
Business Central speichert Anhänge, prüft aber keine Unveränderbarkeit und keine Aufbewahrungsfristen. CLARC Archive ergänzt genau das und macht Business Central damit prüfungssicher.
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