Digitalisierung hoch zwei bei Dinkelacker

Seit über 130 Jahren gilt die Brauerei Dinkelacker im Stuttgarter Raum als feste Institution, wenn es um Bier geht. Der Idee von Gründer Carl Dinkelacker, ein qualitativ hochwertiges Bier aus regionalen Zutaten zu brauen, ist das Unternehmen bis heute treu geblieben. So traditionell das Familienunternehmen auch geblieben ist – seit dem ersten Ausrollen der Pferdewagen hat sich vieles verändert und aus der ehemals kleinen Brauerei ist ein modernes Unternehmen geworden, das den Herausforderungen der Digitalisierung entgegensieht.

So auch im Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung. Um Zeit- und Verwaltungsaufwände zu reduzieren, wollte Dinkelacker die bisher extern erfolgte Digitalisierung und Archivierung der jährlich ca. 20.000 Eingangsrechnungen ins eigene Haus zurückholen. Man erhoffte sich durch den digitalen Workflow nicht nur den Papierfluss zu minimieren, sondern auch Fehler bei der Rechnungsbearbeitung zu reduzieren. Zusätzlich sollte mehr Transparenz, über die noch nicht bearbeiteten Rechnungen geschaffen werden, um Zahlungsfristen zukünftig besser überprüfen und einhalten zu können.

Das erste Projektziel – die Einführung der Invoice-Lösung CLARC Invoice for SAP – wurde auf Grund des Best-Practice-Ansatzes der Lösung rasch und innerhalb des geforderten knappen Zeitraumes erreicht. Die modulare Lösung gliedert sich auf Grund der Standard-Schnittstellen nahtlos in SAP ein und ist damit in kürzester Zeit einsatzbereit. Somit bildet CLARC Invoice for SAP nun die Basis für die Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen.
Zudem bestand noch die Anforderung, dass beliebige Dokumente gescannt und anschließend in PDF konvertiert werden können. Zu diesem Zweck wurde CLARC Scan, die leistungsstarke Scan-Applikation von CTO eingeführt. Diese verarbeitet neben Rechnungen auch jene Dokumente, welche als Anlage-PDF archiviert oder im Filesystem abgelegt werden sollen.
Die Ablage der Daten erfolgt zentral auf dem CLARC Archive for SAP. Die modulare Archivierungslösung der CTO ermöglicht die Archivierung von Daten nach SAP ArchiveLink Standard und ist durch SAP zertifiziert. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt direkt aus der SAP GUI heraus, sodass kein Absprung aus der gewohnten SAP-Umgebung notwendig ist. Bei der Einführung im Hause Dinkelacker handelte es sich um ein Pilotprojekt für den Content Server, das jedoch zügig umgesetzt werden konnte. Mit dem CLARC Archive for SAP steht Dinkelacker nun eine schlanke, hochperformante und zukunftssichere Archivlösung zur Verfügung, die optimal auf die Bedürfnisse einer Archivierung in Verbindung mit SAP angepasst ist. Hier werden momentan alle neuen Unternehmensdokumente abgelegt, eine Ablösung des Altarchivs ist bereits in Planung. Die physikalische Ablage erfolgt auf einem Silent Cube der Firma Fast LTA und stellt damit auch auf Hardware Seite eine unveränderbare Ablage sicher.

Dokumente suchen: mit dem CLARC SEARCH CENTER
Mit der Implementierung der Rechnungseingangsverarbeitung wurde die Basis für einen elektronischen Rechnungsprüfungsworkflow bei Dinkelacker geschaffen. Es gab jedoch ein zweites Projektziel, das während der Laufzeit an Bedeutung gewann: Die Recherche nach archivierten Dokumenten sollte komfortabler gestaltet werden und sowohl im GUI als auch außerhalb von SAP möglich sein.
Zu diesem Zweck wurde in einem weiteren Projekt das CLARC Search center implementiert. Dieser Client ist eine Web-Anwendung, welche auf SAP UI5 basiert (FIORI). Mit dessen Hilfe sind die Anwender in der Lage, aus einer eigenen Recherche-Oberfläche heraus nach Rechnungsbelegen zu suchen – auch ohne SAP User. Die Oberflächen sind dabei vollständig nach Kundenforderung einstellbar. Dadurch wurden im Search Center über Customizing die gewohnten Bearbeitungsmasken analog der Vorgängerlösung eingestellt. Zusätzlich wurden die Masken noch um weitere Felder und Funktionen erweitert, die es im alten Archiv so nicht gab, wodurch die Indexierung vervollständigt wurde.

Die im Projekt benötigten internen Kapazitäten stellen für die meisten mittelständischen Unternehmen die größte Projekthürde dar. Obwohl sich der Umfang des Projekts im Laufe der Zeit erweiterte, kam man mit den ursprünglich anvisierten internen Ressourcen – trotz paralleler Projekte – zurecht.

Ein stetiger Austausch über Projektlisten erleichterte die Zusammenarbeit zwischen Dinkelacker und CTO. Alle beteiligten Personen hatten jederzeit einen Überblick zum Stand des Projektes. Besonders positiv war es für Dinkelacker, dass das komplette Projekt durch einen Berater der CTO implementiert wurde. Zudem konnten viele Arbeiten remote durchgeführt werden, wodurch die Termine vor Ort sehr effektiv verliefen.