Mit dem Digitalisierungsservice der CTO Balzuweit GmbH überführen Sie Papierakten und Archivbestände strukturiert in digitale Daten. Wir übernehmen auf Wunsch den gesamten Prozess: von der sicheren Abholung und Scanvorbereitung über die Digitalisierung und Indexierung bis zur Übergabe an Ihr Dokumentenmanagementsystem oder digitales Archiv.
Ein professioneller Digitalisierungsservice übernimmt die strukturierte Umwandlung von Papierdokumenten und Akten in digitale Dateien. Dazu gehören neben dem eigentlichen Scannen häufig auch die Vorbereitung der Unterlagen, die Erfassung relevanter Informationen, die Indexierung, die Qualitätskontrolle und die sichere Datenübergabe. Bei CTO erhalten Sie diese Leistungen aus einer Hand. Dabei berücksichtigen wir Ihre bestehenden Ablagestrukturen, Aufbewahrungspflichten und Zielsysteme.
Mit unserem Preisrechner erhalten Sie in wenigen Schritten eine erste Einschätzung der Kosten für Ihr Digitalisierungsprojekt. Geben Sie einfach an, welche Unterlagen und Mengen Sie digitalisieren möchten. Auf Grundlage Ihrer Angaben berechnet der Rechner einen unverbindlichen Richtwert für Ihr Vorhaben.
So bekommen Sie schnell ein Gefühl für den möglichen finanziellen Rahmen – transparent, unkompliziert und ohne aufwendige Vorabstimmung. Für ein verbindliches Angebot prüfen wir Ihre individuellen Anforderungen anschließend gerne persönlich.
Die Preisindikation basiert auf den zentralen Faktoren eines typischen Digitalisierungsprojekts: Seitenvolumen, Dokumentanzahl und Ordnerstruktur.
– 0,05 € pro gescannte Seite Für die reine Digitalisierung der Dokumentseiten.
– 0,25 € pro Dokument Für die Indexierung und strukturierte Zuordnung.
– 0,40 € pro Ordnerrücken Für die Erfassung der bestehenden Ordnerstruktur.
Die genannten Werte dienen als unverbindliche Berechnungsgrundlage. Zusätzlicher Aufwand, etwa für die Entfernung von Heftungen, unsortierte Bestände, Transport oder besondere Qualitätsanforderungen, kann den endgültigen Projektpreis beeinflussen.
Unser Digitalisierungsservice ist für unterschiedliche Dokumentenarten und Ablagestrukturen geeignet und lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen. Von unserem Standort Stuttgart aus begleiten wir Unternehmen in der Region Stuttgart und in ganz Baden-Württemberg bei der Digitalisierung ihrer Aktenbestände. Die regionale Nähe erleichtert Vor-Ort-Termine, Bestandsaufnahmen, Aktenabholung und abgestimmte Rücktransporte.
Sie möchten Archivflächen reduzieren, Dokumente schneller finden und Ihre Mitarbeitenden von manuellen Suchaufgaben entlasten.
Bei einem Umzug, einer Standortzusammenlegung oder einer Archivauflösung können Aktenbestände digitalisiert und strukturiert übernommen werden.
Wir bereiten bestehende Papierdokumente für die Übernahme in ein Dokumentenmanagementsystem oder digitales Archiv vor.
Dokumente aus verschiedenen Orten können zentral digitalisiert und anschließend einheitlich bereitgestellt werden.
Auch einmalige Projekte, Altaktenbestände oder klar abgegrenzte Dokumentenmengen können durch unser Scan-Team verarbeitet werden.
Bei personenbezogenen Dokumenten sind sichere Transport-, Verarbeitungs- und Löschprozesse besonders wichtig.
Profitieren Sie von unserem Digitalisierungsservice
Lassen Sie sich beraten und entdecken Sie zahlreiche Vorteile.
Vorteile durch die Digitalisierung von Papierakten
Papierarchive werden reduziert und wertvolle Flächen frei.
Digitalisierte Unterlagen lassen sich ohne langes Suchen aufrufen.
Zugriff von verschiedenen Standorten auf Dokumente möglich.
Dokumente sind in Workflows und DMS-Lösungen eingebunden.
Dokumente sind vor Schäden und Verlust besser geschützt.
Nur autorisierte Personen können auf sensible Dokumente zugreifen.
Unser Digitalisierungsservice ist für unterschiedliche Dokumentenarten und Ablagestrukturen geeignet.
Digitalisierung bestehender Personalunterlagen inklusive strukturierter Zuordnung zu Mitarbeitenden, Dokumentenarten oder Zeiträumen.
Erfassung von Verträgen, Nachträgen, Anlagen und begleitender Korrespondenz für eine zentrale digitale Vertragsablage.
Digitalisierung historischer Rechnungsbestände und kaufmännischer Unterlagen zur strukturierten Recherche und Archivierung.
Zusammenführung von Stammdaten, Korrespondenz, Bestellungen, Lieferscheinen und weiteren Vorgängen.
Digitalisierung umfangreicher Projektunterlagen, Pläne, Protokolle und Dokumentationen.
Strukturierte Erfassung von Mietverträgen, Nebenkostenunterlagen, Objektinformationen, Prüfberichten und technischer Dokumentation.
Digitalisierung von Zeichnungen, Prüfunterlagen, Wartungsprotokollen, Betriebsanleitungen und produktbezogenen Dokumenten.
Auch gemischte Dokumentenbestände können nach individuell definierten Kriterien aufbereitet, getrennt und indexiert werden.
So läuft Ihr Digitalisierungsprojekt ab
Von der ersten Bestandsaufnahme bis zur sicheren Bereitstellung Ihrer digitalen Dokumente begleiten wir Sie durch den gesamten Prozess. Die einzelnen Schritte stimmen wir dabei individuell auf Ihre Dokumentenbestände, Anforderungen und Zielsysteme ab.
Zu Beginn klären wir, welche Dokumente digitalisiert werden sollen, wie die Unterlagen aufgebaut sind und welche Anforderungen an Qualität, Struktur und Bereitstellung bestehen. Dabei berücksichtigen wir unter anderem Dokumentenarten, Mengen, Formate, Aufbewahrungspflichten und das gewünschte Zielsystem.
Gemeinsam legen wir den konkreten Projektumfang fest. Dazu gehören beispielsweise Scanqualität, Dateiformate, Indexfelder, Aktenstrukturen, Bearbeitungsreihenfolge, Datenübergabe sowie der spätere Umgang mit den Papieroriginalen.
Bei umfangreichen oder heterogenen Beständen kann vorab ein Pilotprojekt mit einer repräsentativen Dokumentenmenge durchgeführt werden.
Die Dokumente werden nach einem abgestimmten Prozess übernommen und für den Transport vorbereitet. Auf Wunsch erfolgt die Abholung in verschließbaren Transportbehältnissen. Die übergebenen Akten und Dokumentenmengen werden dokumentiert und kontrolliert erfasst.
Vor dem Scannen bereiten wir die Unterlagen sorgfältig auf. Ordner, Mappen, Büroklammern und Heftungen werden entfernt, Seiten geglättet und Dokumente entsprechend der vereinbarten Struktur getrennt.
Auch unsortierte, geklammerte oder mit Haftnotizen versehene Unterlagen können berücksichtigt werden.
Die vorbereiteten Dokumente werden mit leistungsfähigen Produktionsscannern digitalisiert. Je nach Anforderung berücksichtigen wir unterschiedliche Papierformate, Auflösungen, Farbmodi und Ausgabeformate.
Dabei können sowohl einzelne Dokumente als auch umfangreiche Akten- und Archivbestände verarbeitet werden.
Mithilfe von OCR können Textinhalte maschinenlesbar gemacht werden. Zusätzlich erfassen wir auf Wunsch relevante Informationen wie Personalnummern, Vertragsnummern, Rechnungsnummern, Dokumentenarten oder Datumsangaben.
Die Dokumente werden anschließend anhand der vereinbarten Kriterien strukturiert und für die spätere Suche oder Weiterverarbeitung indexiert.
Nach der Digitalisierung prüfen wir die Ergebnisse auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und korrekte Zuordnung. Je nach Projektanforderung kontrollieren wir außerdem Seitenausrichtung, Scanqualität, Dateistruktur und Indexdaten.
So stellen wir sicher, dass die digitalen Dokumente den zuvor definierten Qualitätsanforderungen entsprechen.
Die digitalisierten Dokumente werden über einen abgestimmten und sicheren Übertragungsweg bereitgestellt. Möglich sind beispielsweise verschlüsselte Datenträger, geschützte Übertragungsplattformen oder eine direkte Übergabe an Ihr Zielsystem.
Auf Wunsch bereiten wir die Daten auch für den Import in ein bestehendes Dokumentenmanagement- oder Archivsystem vor.
Nach Ihrer Prüfung und Freigabe entscheiden Sie, wie mit den Papieroriginalen verfahren wird. Je nach rechtlichen und organisatorischen Anforderungen können die Unterlagen zurückgegeben, zwischengelagert oder kontrolliert vernichtet werden.
Die Vernichtung erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Freigabe und unter Berücksichtigung der geltenden Aufbewahrungspflichten.
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Die rechtlichen Anforderungen hängen von der Art der Dokumente, dem Verwendungszweck und den für Ihr Unternehmen geltenden Aufbewahrungspflichten ab. Deshalb sollte vor Projektbeginn geklärt werden, welche Originale vernichtet werden dürfen und welche Unterlagen weiterhin im Original aufzubewahren sind.
Enthalten die Dokumente personenbezogene Daten, muss die Verarbeitung den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechen. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters ist insbesondere zu prüfen, ob eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist.
Für steuerlich relevante Dokumente sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff zu berücksichtigen.
Dazu gehören insbesondere nachvollziehbare Prozesse, eine geordnete Ablage, die Sicherstellung der Lesbarkeit und die Dokumentation des Verfahrens.
Für Geschäftsunterlagen können unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Vor der Vernichtung von Originalen muss geprüft werden, welche Fristen und besonderen Anforderungen für die jeweilige Dokumentenart bestehen.
Beim ersetzenden Scannen werden Papieroriginale nach der Digitalisierung vernichtet und durch das digitale Dokument ersetzt. Für die sichere Gestaltung eines solchen Prozesses kann die Technische Richtlinie BSI TR-03138 RESISCAN als Orientierung dienen.
Die einzelnen Verarbeitungsschritte sollten nachvollziehbar beschrieben werden. Dazu gehören beispielsweise die Dokumentenübernahme, Scanvorbereitung, Digitalisierung, Qualitätskontrolle, Indexierung, Datenübergabe und Vernichtung.
Hinweis: Die konkrete rechtliche Bewertung sollte immer unter Berücksichtigung der Dokumentenart und der unternehmensindividuellen Anforderungen erfolgen. Eine allgemeine Freigabe zur Vernichtung sämtlicher Originale kann daraus nicht abgeleitet werden.
Kunden, die unserem Digitalisierungsservice vertrauen
Digitale Personalakten bei Griesson – de Beukelaer
Papierbasierte Personalakten gehören bei Griesson – de Beukelaer der Vergangenheit an. Gemeinsam haben wir die Grundlage für eine digitale, effiziente und zukunftssichere HR-Arbeit geschaffen.
Wir haben gemeinsam rund 2.000 Personalakten aus verschiedenen Standorten digitalisiert – strukturiert, durchsuchbar und perfekt vorbereitet für den Arbeitsalltag im HR.
Häufige Fragen zum Digitalisierungsservice
Die Projektdauer hängt von der Dokumentenmenge, dem Zustand der Unterlagen, der gewünschten Indexierung und den Qualitätsanforderungen ab. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine realistische Einschätzung des Projektzeitraums. Bei Bedarf kann das Projekt in mehrere Lieferabschnitte unterteilt werden.
Ja. Im Rahmen der Scanvorbereitung können Büroklammern, Heftklammern, Trennblätter und Klebestellen bearbeitet werden. Der dadurch entstehende Aufwand wird bei der Projektplanung berücksichtigt.
Je nach Anforderungen können beispielsweise PDF-, PDF/A- oder Bildformate bereitgestellt werden. Das geeignete Ausgabeformat wird anhand des Zielsystems, der weiteren Nutzung und der Aufbewahrungsanforderungen festgelegt.
Ja. Wenn die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geklärt sind, können Dokumente und Indexdaten für den Import in ein bestehendes DMS oder Archivsystem vorbereitet oder direkt eingespielt werden.
Nach der Digitalisierung können die Dokumente zunächst zwischengelagert, an Sie zurückgegeben oder nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe kontrolliert vernichtet werden. Welche Variante geeignet ist, hängt von Ihren rechtlichen und organisatorischen Anforderungen ab.
Nein. Ob Originale vernichtet werden dürfen, muss für die jeweilige Dokumentenart geprüft werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Beweisanforderungen oder branchenspezifische Vorgaben können die weitere Aufbewahrung des Originals erforderlich machen.
Für Dokumente mit personenbezogenen Daten werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sowie vertragliche Regelungen benötigt. Der konkrete Prozess wird im Rahmen der Projektplanung abgestimmt.
Der Service kann sowohl für umfangreiche Archivbestände als auch für klar abgegrenzte Dokumentenmengen eingesetzt werden. Entscheidend sind die Anforderungen, der Aufbereitungsaufwand und die gewünschte Weiterverarbeitung.
Die Kosten für die Digitalisierung eines Aktenordners hängen vor allem von der Seitenzahl, dem Zustand der Unterlagen und den gewünschten Zusatzleistungen ab. Einfluss auf den Preis haben beispielsweise die Scanvorbereitung, das Entfernen von Klammern, die Indexierung, die Qualitätskontrolle sowie die anschließende Datenübergabe oder Vernichtung der Originale. Mit unserem Preisrechner erhalten Sie auf Basis Ihrer Angaben eine erste unverbindliche Kosteneinschätzung für Ihr Digitalisierungsprojekt.
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