Eine maßgeschneiderte Lösung für den Pharma-SpezialistenZentrales Vertragsmanagement für Wörwag
Der Kunde
Bereits im Jahr 1965 gründete Dr. Fritz Wörwag die Stadtapotheke in Stuttgart-Zuffenhausen. Bereits 1971 erweitert der visionäre Geschäftsmann mit dem Präparat Magnerot Classic das Unternehmen um den Bereich Biofaktoren. Mit 800 Mitarbeiter:innne weltweit erwirtschaftet das Unternehmen einen Jahres-Umsatz von 170 Mio. €.
Biofaktoren, Präparate gegen Polyneuropathie und Generika mit hervorragendem Kosten-Nutzen-Verhältnis macht die Produktpalette von WÖRWAG Pharma aus. Hohe Arzneimittelqualität, moderne Wirkstoffe und der erfolgreiche Einsatz der Medikamente in fortschrittlichen Therapiekonzepten auf den Gebieten diabetischer Begleiterkrankungen beweisen, dass WÖRWAG ein kompetenter Partner in Wissenschaft und Praxis ist.
Die Highlights
Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
Produktumsetzung innerhalb von 3 Monaten
Zentrale ECM-Basis für Vertragsmanagement, SAP und Rechnungseingangsbearbeitung sowie weitere Anwendungen
Vertragsmanagement ist über Schnittstelle mit SAP verbunden
Das Projekt
Im Frühjahr 2012 entschied sich die kaufmännische Leitung der WÖRWAG Pharma GmbH & Co. KG aus strategischen Gründen für die Einführung einer digitalen Vertragsakte: Die Ablage und der Zugriff auf Dokumente, wie aus der Vertragsverwaltung, sollte ab sofort einheitlich und zentral organisiert werden. Das Risiko, wie Vertragsverlust oder Versäumnisse von Pflichten, Terminen und Rechten aus Verträgen sollte nahezu vermieden werden.
Die Herausforderung
Die Herausforderung lag insbesondere in der dezentralen Ablage der im Unternehmen kursierenden Verträge. Bisher wurden die Verträge gesondert in den jeweiligen Abteilungen, wie Marketing, Buchhaltung, Logistik, Einkauf, IT, Zulassung etc., gespeichert. So entschied sich das Unternehmen, nach einem informativen Workshop-Termin mit der CTO Balzuweit GmbH, im Frühjahr 2012 ganz klar für die Einführung der zentralen, digitalen Vertragsakte.
Die Lösung
Die digitale Vertragsakte greift neben weiteren Anwendungen im Unternehmen auf eine zentrale ECM Basis zu. So arbeiten Prozesse, wie die Packmittel-Datenbank, SAP oder elektronische Rechnungsbearbeitung, mit demselben ECM-Backend. Mit diesem ausschlaggebenden Argument entschied sich Wörwag einstimmig für die Einführung der digitalen Vertragsakte. Die Verträge im Unternehmen werden weiterhin dezentral abgelegt, jedoch für alle zentral, transparent und elektronisch an einem „Ort“ zugänglich. Dadurch wird die IT-Infrastrukur durch den Einsatz einer zentralen Plattform für alle Dokumentenprozesse vereinheitlicht und bleibt somit einfach zu warten und zu erweitern.
Zum Projektauftakt hin fand die CTO eine IT-Infrastruktur mit Windows 2008 R2 Server, virtuelle Maschinen sowie eine SQL-Datenbank als technische Basis vor. Für einen reibungslosen Projektablauf wurden neue Server für das ECM-Projekt installiert, was auf der vorhandenen virtuellen Infratsruktur problemlos möglich war.
Bereits wenige Wochen nach der Auftragsvergabe fand der Analyseworkshop mit allen Projektbeteiligten statt. Von Wörwag-Seiten aus teilte sich das Projekt-Team in die Zuständigkeiten nach IT-Ansprechpartner, Projektleitung und Fachabteilung auf. Ergänzt wurde das Team durch die Einbindung der späteren Anwender und die Berater der CTO Balzuweit. Im Workshop definierte man gemeinsam die Vorgehensweise sowie die Verantwortungsbereiche im Projekt. Außerdem wurde auf die darauffolgenden Projektschritte und Fragestellungen eingegangen.
Beim Erstellen des Konzepts wurde mit berücksichtigt, dass das Vertragsmanagement Contract über ein Schnittstelle mit SAP verbunden sein wird. Zudem musste man sich auf eine Definition der Überwachungstätigkeiten bzw. des Berichtswesens festlegen. Das gemeinsam erstellt Projekt-Konzept wurde, sowohl durch die Fachabteilungen als auch durch die Geschäftsleitung von Wörwag, freigegeben. Danach richteten die Berater der CTO die Lösung der Vertragsdatenbank, mit dem vordefinierten Berechtigungskonzept, um. Die Schulungen der späteren Anwender wurden durch die CTO Balzuweit im Hause Wörwag durchgeführt.
Das Fazit
Mit einer grundlegenden Inventur der aktuellen Vertragsdokumente innerhalb des Projekts sowie deren Digitalisierung und systematischen Erfassung der Vertragsinhalte wurde der Grundstein für eine reibungsglose Einführung des digitalen Vertragsmanagements gelegt. So konnte die CTO den hinter dem Vertragsmanagement stehende Workflow – in effektiven Schritten – an die bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden angleichen.
Zum Projektende hin wurden die Anwender durch CTO-Mitarbeiter geschult und in die Handhabungen der Vertragsakte eingewiesen. Dabei blieb genügend Zeit für Rückfragen. Der Umfang der geplanten Schulungsmaßnahmen für die betreffenden 23 Wörwag-Mitarbeiter reichte aus, um das Gelernte sofort und problemlos umzusetzen.
Ein knappes halbes Jahr später war die digitale Vertragsakte bei Wörwag bereits ein wesentlicher Teil des Tagesgeschäfts. Heute profitiert das gesamte Pharma-Unternehmen von einer zentralen und einheitlichen Ablage der Vertragsakten, wodurch die betreffenden Fristen besser überwacht und eingehalten werden können. Jeder berechtigte Mitarbeiter weiß genau, wo welche Verträge abgelegt sind und kann diese jederzeit und schnell wiederfinden.
Während dieser Projektzeit war noch keine Anbindung an weitere Niederlassungen von WÖRWAG notwendig. In naher Zukunft sollen jedoch auch weitere Standorte, wie z.B. Ungarn oder Russland, angebunden werden.
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