Transparenz und Effizienz bei der Rechnungsbearbeitung

Den großen manuellen Aufwand in der Buchhaltung mit einer Standard-Software in den Griff zu bekommen sowie Qualität und Durchlaufzeit der Bearbeitung eingehender Rechnungsbelege zu reduzieren, waren Ziele der ESG, als sie sich dazu entschloss, eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung einzuführen.

Für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen in SAP nutzte die ESG seit 2001 eine eigens entwickelte Software. Aus Kapazitätsgründen war es jedoch nicht mehr möglich, diese Software weiterzuentwickeln und man entschied sich 2010, auf eine ausgereifte Standard-Software umzusteigen.

Im Vergleich mit weiteren professionellen Lösungen galt das Angebot der CTO Balzuweit schnell als Favorit. Zwar basierten die angebotenen Lösungen auf einer ähnlichen Technik, doch entschied sich die ESG eindeutig für CLARC Invoice for SAP, die Lösung der CTO Balzuweit GmbH; einerseits aufgrund des besten Preis-/Leistungsverhältnisses aller untersuchten Produkte, „andererseits erschien uns CLARC Invoice for SAP im Vergleich zu den Konkurrenzprodukten als die ´integrierteste` Lösung, da nur mit einer Oberfläche gearbeitet wird. Weiterhin sahen wir die Möglichkeit, die Software im Standard besser an unsere Anforderungen anpassen zu können“, erläutert Thomas Müller, Leiter für Finanz- und Rechnungswesen bei der ESG.

Die Wahl fiel auf die Lösung CLARC Invoice for SAP, die von den DMS-Spezialisten der CTO entwickelt, angepasst und eingeführt wurde. CLARC Invoice for SAP bietet innerhalb einer Validierungssoftware durch eine intelligente OCR die Möglichkeit der automatisierten Belegerkennung. Dadurch entfällt ein bisheriges manuelles Extrahieren der Daten aus den eingehenden Dokumenten.

Zudem können mit der CLARC-Software komplexe Workflows individuell eingerichtet und mehrere Buchungskreise parallel bearbeitet werden. „Besonders wichtig war für uns, dass die Software in den Eingangsrechnungen die umsatzsteuerlichen Bestandteile gemäß §14 Abs. 4 UStG automatisiert erkennt und entsprechende Hinweise geben kann, was mit CLARC Invoice for SAP gegeben ist,“ unterstreicht Müller.

Zum Kickoff und während der Implementierungsphase waren, neben dem vierköpfigen Projektteam der CTO, von ESG-Seite der Projektleiter Herr Heuberger (Anwendungsprogrammierer für SAP), Herr Müller (Leiter Finanz- und Rechnungswesen) sowie sieben Mitarbeiter der Buchhaltung beteiligt. Da frühzeitig festgestellt wurde, dass es wegen parallellaufenden Projekten mit höherer Priorität bei der ESG mit dem Projekt-Zeitplan eng werden könnte, wurde das Projekt in gegenseitiger Absprache für ein halbes Jahr zurückgestellt. Auf Seiten der CTO liefen die Anpassungsarbeiten in der Entwicklung hingegen weiter.

Im Frühjahr 2011 schließlich startete das Projektteam mit der Produktivphase: Die erste Gesellschaft der ESG Gruppe begann mit der Lösung der CTO zu arbeiten. Im Herbst 2011 gingen dann die ersten beiden Bereiche der ESG-Muttergesellschaft produktiv. Im Anschluss an den erfolgreichen Produktivstart folgten weitere unternehmensspezifische Anpassungen durch die CTO, um clarc xControl Invoice for SAP an die individuelle Prozessstruktur und die Anforderungen der ESG-Gruppe optimal anzupassen.

Die Erkenntnisse aus der ersten Produktivphase unterstützten die Individualisierung der Lösung. Ende Februar 2012 erfolgte dann die Einführung von CLARC Invoice for SAP in den restlichen deutschen Gesellschaften der Unternehmensgruppe. Die relativ lange Einführungsphase stellte sich im Nachhinein als positiv heraus, zumal das Projektteam dadurch gezielt auf die spezifischen Bedürfnisse der ESG eingehen und sie vor dem Start noch berücksichtigen konnte. Zusätzliche Wünsche wurden von der CTO zeitnah und anforderungsgemäß entwickelt. So wurde z. B. das CLARC Invoice for SAP ‚Single Sign-on‘-fähig gemacht und in das Web-Portal der ESG eingebunden.

„Die ESG hat kaum ein Programm mit so geringen Schwierigkeiten eingeführt, wie diese neue Rechnungsprüfung. Insgesamt wurde das Programm bei den betroffenen ESG-Mitarbeitern rasch und problemlos angenommen“, betont Müller zufrieden.

Die Schulung in der Buchhaltung vor Ort führte Herr Markus Balzuweit, Geschäftsführer der CTO Balzuweit GmbH, durch. Da die Anwender bereits Expertise durch das ESG-eigene Vorläuferprogramm hatten, konzentrierte sich der Schulungsaufwand bei der ESG auf ein Mindestmaß von etwa einem Tag. Im Anschluss darauf führte das ESG selbst die interne Schulung für die große Anzahl der Workflow-Anwender durch. Da die Schulungsunterlagen, die durch die ESG erstellt wurden, weitgehend selbst erklärend waren und CLARC Invoice for SAP intuitiv bedient werden kann, liefen die internen Schulung problemlos ab.