Effizienter Invoice-Workflow

Als international agierendes Unternehmen mit mehreren Standorten muss die Finanzbuchhaltung der Filtration Group GmbH zahlreiche Eingangsrechnungen verarbeiten – derzeit ca. 30.000 pro Jahr. Natürlich soll das elektronisch geschehen – papierbasierte Prozesse wären dafür viel zu aufwendig. Eingehende Rechnungen sollen digitalisiert, elektronisch geprüft, in das ERP-System importiert und an die zuständigen Bearbeiter zur Freigabe weitergeleitet werden. Gleichzeitig sollten die Rechnungen rechtssicher archiviert.

Die Filtration Group GmbH suchte bereits 2017 nach einer geeigneten Lösungen und kompetenter Unterstützung. Die Wahl fiel auf CTO Balzuweit. Mit CLARC Invoice for SAP bietet das Stuttgarter Systemhaus eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung für höchste Ansprüche, die den kompletten Erfassungs- und Bearbeitungsprozess im Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung abbildet. Das Archivsystem EASY ENTERPRISEx von CTO-Partner EASY Software AG gewährleistet die revisionssichere Aufbewahrung aller Dokumente und jederzeit schnellen Zugriff darauf. Darüber hinaus übernimmt CTO auch die Digitalisierung der eingehenden Rechnungsdokumente im hauseigenen Scan-Service: Von der Anlieferung der Belege, der Verarbeitung von E-Mail Rechnungen über die Erkennung und Nachbearbeitung bis zum Import der fertigen Daten in den SAP Prozess.

„Von CTO erhalten wir alle benötigten Lösungen und Dienstleistungen aus einer Hand“, begründet Bernd Friedrich, Global IT Manager der Filtration Group GmbH, diese Entscheidung. „Wir hatten in der Vergangenheit bereits gute Erfahrungen mit CTO-Lösungen gemacht. Außerdem wussten wir, dass CTO auch das Archiv von MAHLE betreut und dieses System daher bestens kennt.“

Im Oktober 2017 erhielt CTO den Auftrag, Rechnungsverarbeitung und Archivsystem zu implementieren. Die anspruchsvolle Vorgabe: Die Rechnungsprüfung sollte schon mit Beginn des neuen Geschäftsjahrs im Januar 2018 verfügbar sein. „Die Herausforderung war, trotz knapper personeller Ressourcen den Termin zu halten“, erinnert sich Bernd Friedrich. „Unsere Buchhaltung war mit der FiBu-Umstellung ausgelastet und die IT-Abteilung mit dem Carve-out.“ Aus Zeitgründen wurde auf eine langwierige detaillierte Planung verzichtet und gemeinsam mit CTO ein pragmatischer Best-Practices-Ansatz umgesetzt. In einer ersten Projektphase wurden pünktlich zum 1. Januar die Standorte in Deutschland und den Niederlanden mit CLARC Invoice for SAP ausgestattet. Frankreich und Rumänien sollen 2019 folgen.

Reibungsloser Umzug
Anschließend wurde bis April 2018 der „Carve-out“ einschließlich des Umzugs der Archivdaten abgeschlossen. Nach der Übernahme durch die Filtration Group hatte zunächst das MAHLE-Rechenzentrum die Server von ERP- und Archivsystem weiter betrieben. Gemeinsam mit den Experten von CTO baute das IT-Team der Filtration Group GmbH bei ihrem neuen IT-Dienstleister Allgeier SE eine Kopie der Server auf, richtete dort die neuen Systeme ein und übertrug die archivierten Daten der europäischen Standorte – ca. 600.000 Dokumente, größtenteils Rechnungen, mit einem Volumen von 45 Gigabyte – ins neue Archiv. Nach ausführlichen Tests konnte der finale „Carve-out“ planmäßig durchgeführt werden.

CTO sorgte dabei insbesondere auch für eine enge Abstimmung zwischen den beteiligten Teams von MAHLE, der Filtration Group GmbH und Allgeier – denn angesichts des engen Zeitplans mussten alle Rädchen perfekt ineinander greifen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. „Die Zusammenarbeit war und ist ausgezeichnet. Die Experten von CTO sind sehr professionell und flexibel“, lobt Global IT Manager Friedrich. „Das Projekt lief bemerkenswert reibungslos – wir konnten alle Ziele termingerecht erreichen.“