Das Kuratorium für Dialyse und Nierentransplantation e.V. optimiert die Rechnungsverarbeitung mit CLARC
Der Kunde
Das gemeinnützige KfH Kuratorium für Dialyse und Nierentransplantation e.V. wurde 1969 gegründet und organisiert die Versorgung von 21.000 chronisch nierenkranker Patienten in mehr als 200 KfH-Nierenzentren in Deutschland.
Über 7.000 Mitarbeiter sind im ärztlichen und pflegerischen Bereich tätig und sorgen in der Patientenversorgung sowie in den Bereichen Medizintechnik, Logistik und Verwaltung für einen reibungslosen Ablauf.
Die Highlights
Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
Anbindung von 220 dezentralen Zentren mit 7000 Mitarbeitern
Einfache Vergabe von Berechtigungen und Steuerung des Freigabeprozesses im SAP
Zentrales Rechnungseingangsbuch im SAP
Freigabeworkflow auch außerhalb von SAP über Web-Portal
Spezieller Workflow für personenbezogene Daten ohne Benutzerinteraktion
Schnelle Einführung und Benutzerakzeptanz
Das KfH nutzt seit 2006 die Archivlösung EASY Enterprise.x und hatte diese durch die CTO Balzuweit GmbH ebenso planen und realisieren lassen wie die spätere Anbindung des Archivs an die neue SAP-Lösung. Dank der bestehenden Zusammenarbeit kannten die Verantwortlichen die Kompetenz des Dokumentenspezialisten aus Stuttgart.
„Aufgrund der guten Erfahrungen mit der CTO GmbH lag es nahe, auch das Projekt für die Einführung der Rechnungsautomatisierung mit ihrer Unterstützung durchzuführen. Ein weiterer Grund war, dass die von der CTO angebotene Software CLARC Invoice for SAP ebenfalls einen Freigabeworkflow über Intranet – außerhalb von SAP – anbietet“, so Zappe.
Der Personal- und Materialaufwand in Dialysezentren ist aufgrund der umfangreichen Versorgung der nierenkranken Patienten sehr hoch. Dementsprechend aufwändig ist auch der Verwaltungsaufwand für rund 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Seit September 2011 nutzt das KfH Kuratorium für Dialyse und Nierentransplantation e.V. daher die Software CLARC Invoice for SAP, die von dem Stuttgarter Dokumentenmanagement-Spezialisten CTO Balzuweit GmbH geplant und eingeführt wurde.
Die Herausforderung
„Die leichten Sachen machen alle – da ist die Konkurrenz riesig“, sagt der bekannte IT-Journalist Peter Hohl. Und an Herausforderungen mangelte es in diesem Projekt wahrlich nicht. Daher umfasste das Team aufgabenabhängig insgesamt sieben bis acht Personen, unter der Leitung der CTO: Das KfH stellte drei Mitarbeiter aus den
Fachabteilungen und zwei aus der IT. CTO selbst schickte bis zu drei Consulter und Entwickler ins Rennen.
Beeindruckend ist bereits die große Menge von rund 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Jeder Patient verbraucht zwischen zwei und fünf Tonnen Medikamente und Hilfsstoffe wie zum Beispiel Dialyseflüssigkeit, Schläuche, Filter, die sich auf 32.000 Tonnen summieren. Das ergibt entsprechend viele Belege, von der Einzelrechnung bis zur Sammelrechnung mit bis zu 25 Seiten und mehreren hundert Positionen.
Eine weitere Schwierigkeit ist die dezentrale Struktur mit rund 220 Nierenzentren und circa 1.000 aktiven Nutzern. Da die Bestellprozesse zu einem großen Teil vor Ort in den Zentren erfolgt, ergibt sich eine große Anzahl von Berechtigten für die Rechnungsfreigabe. Um den Prozess in der Zentrale zu vereinfachen, hat jede Verwaltungsleitung eine Sammeladresse wie z.B. „Berlin Turmstraße“. Diese sind realen Anwendern zugeteilt, so dass der elektronische Workflow an die Sammeladresse geschickt werden kann, ohne vorher wissen zu müssen, wer der fachlich Prüfende ist. Die Kostenstellenverantwortlichen, welche die Rechnungen freigeben, werden automatisiert ermittelt, indem im vorgelagerten Schritt die Kostenstelle im Workflow eingetragen wird. Diese sind zum Teil für mehrere Standorte zuständig. Die Vergabe von Berechtigungen und die Steuerung des Freigabeprozesses sollten in der SAP-Oberfläche der Anwendung problemlos konfigurierbar sein. Auch sollten Rechnungsprüfer und Kostenfreigeber über das KfH-Intranet auf die neue Anwendung zugreifen. „Damit müssen wir in der KfH-Zentrale nur den Standort kennen und können sicher sein, dass die Rechnungsabwicklung dezentral korrekt abläuft“, erklärt Zappe.
Last but not least ist bei einer Organisation wie dem KfH der Datenschutz zu beachten: Nicht alle Ärzte und Schwestern in den Nierenzentren sind Angestellte des KfH. Daher entstehen pro Behandlung personenbezogene Personalkosten, für deren Rechnungsbearbeitung ein spezieller Workflow mit einem vierstufigen Freigabeprozess erforderlich ist, der bei einer autorisierten Person enden muss.
Die Lösung
Die Versorgung der Nierenkranken bringt allerdings einen extrem großen Aufwand mit sich: Insgesamt 32 Tonnen Material und Hilfsstoffe werden verbraucht, um bei den rund 23.000 Patienten dreimal pro Woche eine Dialyse durchzuführen. Dementsprechend umfangreich sind auch die Rechnungen: 90.000 bis 100.000 sind es jedes Jahr, die in der Zentrale in Neu-Isenburg abgewickelt werden müssen. „Jeder kann sich sehr leicht vorstellen, wie groß hier der Verwaltungsaufwand ist. Daher haben wir uns im Jahr 2009 im Zusammenhang mit der Ablösung unseres bestehenden ERP-Systems durch SAP dafür entschieden, den gesamten Eingangsrechnungs-Workflow zu automatisieren“, erklärt Frank Zappe, Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen beim KfH. Allerdings kam der reine SAP-Business-Workplace nicht in Betracht, weil er bei den Nutzern SAP-Zugänge voraussetzt, die jedoch nicht in allen Nierenzentren vorhanden sind. Dort musste die Kommunikation über ein Web-Portal realisiert werden.
Seit dem Produktivstart des Systems am 1. September 2011 wurden beim KfH 41.896 Freigabe-Workflows gestartet (Stand 01.02.2012). In der täglichen Arbeit zeigte sich der größte Gewinn der neuen Rechnungsabwicklung: Der blitzschnelle Durchlauf der Rechnungen vom Eingang bis zur Bezahlung. Denn sobald eine Rechnung mit eigenem Barcode über den Hochleistungsscanner digitalisiert im System angekommen ist, geht alles automatisch: Nach der OCR-Texterfassung erkennt CLARC Invoice for SAP den Lieferant, indem es die Rechnungsdaten mit den SAP-Stammdaten abgleicht. Alle Informationen werden in einer einfachen Validierungsmaske für die Sichtkontrolle, nach dem Ampelprinzip farblich codiert, angezeigt. Daran sieht der Validierer, welche Daten erkannt wurden und wo er etwaige manuelle Ergänzungen durchführen muss. „Diese Überprüfung funktioniert u.a. nach dem Plausibilitätsprinzip. So werden zum Beispiel auch falsche Mehrwertsteuerberechnungen markiert, so dass der Mitarbeiter diese Daten korrigieren oder ergänzen kann“, erklärt Zappe.
Sobald der Validierungsvorgang abgeschlossen ist, wird die Rechnung automatisch an das Buchhaltungsmodul CLARC Invoice Monitor übergeben, welches als Rechnungseingangsbuch in SAP fungiert. Dort erscheint sie automatisch auf dem Bildschirm des Mitarbeiters, der diesem Kreditor zugeordnet ist und kann von ihm weiter bearbeitet werden. Fiskalische Rechnungen werden vorkontiert. Zur Arbeitsvereinfachung und Fehlervermeidung bietet das Tool Sachkonten an, auf die der Kreditor in der Vergangenheit am häufigsten gebucht wurde. Muss die Rechnung durch einen verantwortlichen Anwender freigegeben werden, wird sie im Webportal automatisch dem richtigen Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen. Dieser sieht in der Web-Oberfläche die Rechnungsinformationen und die digitale Rechnung, kann sie prüfen, freigeben, ablehnen oder weiterleiten. Nach der positiven Bearbeitung erhält der Buchhalter die Rechnung erneut als freigegeben und kann diese buchen. Der spezielle Workflow für die Rechnungen mit personenbezogenen Daten wird automatisch, regelbasiert gestartet, ohne dass der Kreditoren-Fachbereich ihn zu Gesicht bekommt.
Als zentrales Rechnungseingangsbuch dient der CLARC Invoice Monitor, der die Übersicht aller Rechnungen bietet, ob sie sich noch im Workflow befinden oder schon gebucht sind. Sollten die Rechnungen nach frei definierbaren Zeiträumen unbearbeitet bleiben, greifen mehrere Eskalationsstufen, die den Prüfer an die Aufgabe erinnern. So sind tausende Rechnungen, die früher auf Papier in Aktenordnern zu suchen waren, heute in Sekundenschnelle auffindbar. Anrufe von Lieferanten können auch für ungebuchte Rechnungen sofort beantwortet werden. Damit wird nicht nur die Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern einfacher, durch schneller bezahlte Rechnungen kann das KfH auch mehr Skonti wahrnehmen.
Das Fazit
Um alle Anwender möglichst schnell von den Vorteilen der neuen Lösung zu überzeugen, führte das KfH zweiteilige Schulungen im Intranet durch. Dafür hatte Frank Zappe bereits im Zuge der Vorbereitung Unterlagen erstellt, die Anwenderschulungen für die Kreditorensachbearbeiter führte der Projektleiter Michael Dürk von CTO durch. Zudem gab es ein Servicedesk, das alle Fragen der neuen Nutzer beantwortete und sie bei Problemen unterstützte. „Das neue System ist einfach zu bedienen und die erste Nachfragenwelle ist kurz nach der Einführung schnell abgeebbt“, erinnert sich Zappe.
Die Optimierung der Rechnungsautomatisierung ist noch nicht zu Ende: In naher Zukunft ist geplant, auch elektronische Rechnungen, sei es im EDI-Format oder als eMail Attachment, in die Lösung zu integrieren. „Wir werden auch hier wieder mit CTO partnerschaftlich zusammen arbeiten, weil wir nun über Jahre sehr gute Erfahrungen mit dem Engagement und der technischen Kompetenz der Firma gemacht haben. Es gilt das gesprochene Wort und wir können uns im Team aufeinander verlassen“, resümiert Zappe zufrieden
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