Metall und Chemie trifft IT

Für die effiziente Geschäftsprozessabwicklung – vom Auftragseingang über die Produktion bis zur Ausgangsrechnung – nutzt Grillo SAP in der Version 4.7. Die Daten werden in einem Easy-Archiv revisionssicher im Rechenzentrum der ASB Informationstechnik GmbH in Duisburg gespeichert, die als Tochtergesellschaft bereits seit 1994 die gesamte IT des Grillo Konzerns betreut. Daneben ist sie auch für zahlreiche kleinere und mittelständische Unternehmen als Systemhaus tätig.

„Die Eingangsrechnungsbearbeitung war bislang noch nicht automatisiert, sondern wurde sowohl bei Grillo als auch bei Rheinzink noch überwiegend manuell
abgewickelt. Das heißt, alle Eingangsbelege wurden in Papierform zu den einzelnen Fachkollegen im Haus geschickt und per Fax an die Werke in Frankfurt oder Goslar versandt. Um die Bearbeitung insgesamt transparenter zu gestalten, beauftragte Grillo die CTO Balzuweit GmbH, für die insgesamt 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, eine Dokumentenmanagement-Lösung aufzubauen“, erklärt Annette Driller, Projektleiterin bei der ASB.

Nach einer umfassenden Marktanalyse zu den verschiedenen Produkten und Anbietern blieben letztlich zwei DMS-Lösungen in der engeren Wahl, die letztlich zugunsten von CLARC Invoice ausging. Das System wurde von der CTO Balzuweit GmbH entwickelt, die auf Organisationsberatung, Vertrieb, Installation, Schulung und Support von elektronischen Beleglese-, Workflow- und Archivsystemen spezialisiert ist. „Wichtig für die Anbieterauswahl war u.a. die Erfahrung mit unserem Archivierungssystem EASY Enterprise.i, das wir auf jeden Fall behalten wollten. Die Entscheidung für CLARC Invoice fiel durchaus knapp aus. CTO hat den Auftrag letztlich gewonnen, weil uns die Anwendung sehr transparent und anwenderfreundlich erschien und zudem sehr gut präsentiert wurde“, erläutert Annette Driller.

Neben zwei IT-Spezialisten von ASB unterstützten sieben Fachkollegen von Grillo und vier von Rheinzink, aus den Fachabteilungen Buchhaltung und Einkauf, das Team. „Wir hatten eigentlich eine sehr kurze und intensive Einführungsphase geplant. Weil kurzfristig aber nicht genügend gemeinsame Termine möglich waren, dauerte es dann doch rund fünf Monate bis zum Going Live“, erinnert sich Heike Kalthoff aus dem ASB Projektteam.

Die gesamte Projektarbeit konnte für beide Firmen parallel durchgeführt werden, da sie sich auch im Rechenzentrum der ASB quasi eine IT-Infrastruktur teilen. Das betrifft zum Beispiel SAP 4.7 auf einem IBM Power 6+ System i (Modell 8203-E4A) und den EASY-Server mit Easy 3.61 unter Windows 2003, der in der iSeries integriert ist. Für die Installation der neuen CLARC Invoice Lösung zur Rechnungsbearbeitung wurde ein MS Windows Server 2003 mit ausreichender Kapazität neu angeschafft.

Nach der Installation und Einrichtung der Basis-Software begannen die CTO-Spezialisten mit der kundenspezifischen Anpassung von CLARC Invoice an die Anforderungen des bestehenden SAP-Systems. Für die komplette Bearbeitung der Eingangsrechnungen waren folgende Workflows zu implementieren: Scannen, Belegerkennung und Validieren, frühes Archivieren im EASY-Archiv und das Übertragen der Rechnung an SAP. Nach Ablauf dieser Routine erfolgen die Workflows Rechnungsfreigabe, Buchung, Erstellung der Zahlungsvorschlagsliste sowie das Bezahlen. Dem Customizing, das etwa zwei Monate in Anspruch nahm, folgte die Installation der Arbeitsplätze für das Scannen und die Validierung, umfangreiche Tests, um alle Prozesse zu optimieren, und weitere Anpassungen, bis die Lösung produktiv gesetzt werden konnte.