Papierbasierte Personalakten gehören bei Griesson – de Beukelaer der Vergangenheit an. Gemeinsam haben wir die Grundlage für eine digitale, effiziente und zukunftssichere HR-Arbeit geschaffen.
Kundenstimme
Die Zufriedenheit des Kunden ist das höchste Gut. Hier das Feedback unseres Kunden.
Professionelle Zusammenarbeit
Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. Der Projektablauf war reibungslos, transparent und jederzeit im Zeitplan. Die Lösung funktioniert im operativen Geschäft genauso, wie wir es uns vorgestellt haben.
Kunde & Zusammenarbeit
Griesson – de Beukelaer ist ein Familienunternehmen und zählt zu den führenden Herstellern für Süß- und Salzgebäck in Europa. 2.000 Mitarbeitende produzieren an drei deutschen Standorten die bekannten Marken GRIESSON, De Beukelaer, Prinzen Rolle, LEICHT&CROSS und Cereola sowie Handelsmarken.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts war die enge und strukturierte Zusammenarbeit zwischen Griesson – de Beukelaer und dem Projektteam. Von Beginn an bestand ein klarer, offener Austausch zwischen den fachlichen Ansprechpartnern im HR-Bereich und den IT-Verantwortlichen.
Durch die sehr gute Vorbereitung auf Kundenseite – insbesondere in Form einer detaillierten Anforderungsübersicht und klar definierter Dokumentenstrukturen – konnten Prozesse früh abgestimmt und effizient umgesetzt werden. Regelmäßige Abstimmungen sowie ein frühzeitiger Review der ersten digitalisierten Dokumente sorgten dafür, dass Anforderungen präzise erfüllt und Anpassungen direkt umgesetzt werden konnten.
Die Highlights
Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
Rund 2.000 Personalakten digitalisiert
Standortübergreifende Aktenmigration in Deutschland
Revisionssicheres Scanning aller Dokumente
Strukturierte Verschlagwortung nach Dokumententypen
Enge Zusammenarbeit mit klarer Abstimmung im Projektteam
Schnelle Umsetzung in 12 bis 18 Wochen
Im HR-Bereich lagerten die Personalakten physisch an den Standorten. Die Verwaltung dieser papierbasierten Akten war zeitaufwendig und erschwerte einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen im Arbeitsalltag.
Ziel war es, alle Personalakten zentral zu digitalisieren und in eine strukturierte, durchsuchbare und revisionssichere Lösung zu überführen. Dabei galt es nicht nur, große Mengen an Dokumenten zu verarbeiten, sondern auch eine klare Systematik für Dokumententypen, Verschlagwortung und spätere Nutzung im System zu definieren.
Gemeinsam mit Griesson – de Beukelaer wurde ein strukturiertes Digitalisierungsprojekt umgesetzt, das alle Schritte von der logistischen Planung über das Scannen bis hin zur Integration in die bestehende Systemlandschaft abdeckte. Bereits in der Vorbereitungsphase sorgte eine detaillierte Anforderungsübersicht – unter anderem in Form einer Excel-Liste – für klare Strukturen und ein präzises Mapping der Dokumententypen.
Die Personalakten des Kunden wurden durch eine Partnerspedition aus verschiedenen Standorten abgeholt und im Rahmen eines qualifizierten Akten-Check-Ins gemeinsam mit dem Kunden übergeben. Anschließend erfolgte das revisionssichere Scannen inklusive dokumententypbasierter Verschlagwortung sowie der Aufbau einer Volltextsuche für einen schnellen Zugriff auf Inhalte. Definierte Originaldokumente wurden zurückgeführt, weitere Akten sicher eingelagert.
Nach dem Erstkontakt wurde das Projekt innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens vollständig umgesetzt.
Ein früher Review-Termin nach den ersten gescannten Dokumenten stellte sicher, dass Struktur, Qualität und Anforderungen exakt erfüllt werden. Dadurch konnten Feinjustierungen direkt vorgenommen und ein reibungsloser Projektverlauf gewährleistet werden.
Die Implementierung der digitalisierten Daten in das System des Kunden erfolgte wöchentlich, sodass die Dokumente direkt im operativen HR-Alltag genutzt werden konnten.
Mit der Digitalisierung der Personalakten verfügt Griesson – de Beukelaer heute über eine zentrale, strukturierte und revisionssichere Lösung für die Verwaltung von HR-Dokumenten. Informationen lassen sich deutlich schneller finden, Dokumente stehen standortübergreifend digital zur Verfügung und der Arbeitsaufwand im operativen HR-Alltag wurde spürbar reduziert. Relevante Unterlagen sind schnell auffindbar und können nun effizient genutzt werden. Gleichzeitig schafft die digitale Ablage eine verlässliche Grundlage für transparente, einheitliche und zukunftssichere Personalprozesse.
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