Von der Bedarfsanforderung bis zur revisionssicheren Ablage: Dieser Beitrag zeigt, aus welchen Phasen der Purchase-to-Pay-Prozess in SAP besteht, wo Medienbrüche entstehen und welche CLARC-Lösung welchen Schritt abbildet.
Purchase-to-Pay (P2P) bezeichnet den Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung der Lieferantenrechnung. In SAP S/4HANA und SAP ECC verteilt er sich vor allem auf die Module MM (Materialwirtschaft) und FI-AP (Kreditorenbuchhaltung). SAP selbst beschreibt P2P als Verbindung von Einkauf und Kreditorenbuchhaltung. Rechnungsprüfung und Zahlung bilden also nur den letzten Abschnitt der Kette.
Der Prozess umfasst fünf Phasen: Bedarfsanforderung (BANF), Bestellung, Auftragsbestätigung des Lieferanten, Wareneingang sowie Rechnungseingang mit Prüfung und Zahlung. Jede Phase erzeugt eigene Dokumente, die geprüft, mit SAP-Belegen verknüpft und revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Grundlagen und Begriffe erklärt unser Glossar zum Purchase-to-Pay-Prozess.
SAP bildet die Transaktionen ab. Die Dokumente dazu kommen jedoch oft außerhalb des Systems an: Auftragsbestätigungen per E-Mail, Lieferscheine auf Papier, Rechnungen als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD. Genau dort entsteht manueller Aufwand. Daten werden abgetippt, Abweichungen per Sichtprüfung gesucht und Freigaben per E-Mail eingeholt
Typische Dokumente, SAP-Standard und passende CLARC-Lösung je Phase.
|
Phase |
Typische Dokumente |
SAP-Standard |
CLARC-Lösung |
|---|---|---|---|
|
1. Bedarfsanforderung (BANF) |
Bedarfsmeldung, Katalogauswahl, Freigabe |
ME21N & ME51N (Bestellanlage & Bestellanforderung) |
|
|
2. Bestellung |
Bestellung, Bestellmappe, Anfrage an Lieferanten |
Bestellung versenden |
|
|
3. Auftragsbestätigung |
Auftragsbestätigung per E-Mail, EDI, Upload oder Scan |
Bestätigungen zur Bestellposition (MM) |
|
|
4. Wareneingang |
Lieferschein, Lieferavis |
MIGO (Warenbewegung) |
Wareneingangsbuchung durch den Anforderer in CLARC Purchase for SAP, Ablage der Lieferscheine in CLARC Archive |
|
5. Rechnungseingang und Zahlung |
Papierrechnung, PDF, XRechnung, ZUGFeRD |
MIRO (Logistik-Rechnungsprüfung) |
|
|
Phasenübergreifend: Archivierung |
Alle Belege des Vorgangs |
SAP ArchiveLink, CMIS |
Wie CLARC den P2P-Prozess in SAP abbildet
CLARC deckt den P2P-Prozess in SAP mit aufeinander abgestimmten Lösungen ab, die einzeln oder als durchgängige Prozesskette laufen. Unternehmen starten dort, wo der größte manuelle Aufwand liegt, und erweitern schrittweise. Anwender arbeiten in SAP GUI oder SAP Fiori, die Dokumente bleiben mit dem jeweiligen SAP-Vorgang verknüpft.
CLARC Confirmation, CLARC Invoice und CLARC Archive laufen auf CLARC Infinity, der ECM-Plattform der CTO Balzuweit GmbH. Betrieben wird sie in Microsoft Azure in der Region Germany West Central. SAP-Systeme im eigenen Rechenzentrum bindet der CLARC Cloud Connector an. Er baut nur ausgehende HTTPS-Verbindungen auf, eingehende Firewall-Freischaltungen sind nicht nötig.
Für die Prüfung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen synchronisiert CLARC Infinity Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP, etwa Kreditoren, Artikel und Bestellungen. Die Plattform normalisiert diese Daten, damit die Zuordnung auch bei abweichenden Schreibweisen gelingt, zum Beispiel über IBAN oder USt-IdNr.
Die Archivierung läuft über SAP ArchiveLink oder CMIS in CLARC Archive. Die Lösung ist nach IDW PS 880 zertifiziert und SAP-zertifiziert. Wie sich CLARC gegenüber anderen Anbietern einordnet, zeigt unser DMS-Anbieter-Vergleich für den SAP-Mittelstand.
|
Lösung |
Aufgabe im P2P-Prozess |
Zentrale Funktionen |
|---|---|---|
|
Bedarfsanforderung und Freigabe |
BANF-Anlage und Genehmigung in SAP GUI oder SAP Fiori Anbindung von OCI-Katalogen und Amazon Business Automatisierbar bis zur Bestellanlage und zum Bestellversand |
|
|
Bestellausgang |
Elektronischer Versand von Bestellungen, Bestellmappen und Anfragen Versandart und Format je Kreditor ohne IT-Aufwand einstellbar Begleitdokumente per Drag-and-Drop, optionaler Freigabeworkflow |
|
|
Auftragsbestätigungen |
Empfang per E-Mail, EDI, Upload oder Scan KI-gestützte Erkennung von Kopf- und Positionsdaten Abgleich gegen die SAP-Bestellung bei Preis, Menge und Liefertermin, Buchung direkt in SAP |
|
|
Rechnungseingang |
Datenextraktion aus Scans und E-Rechnungen Validierung gegen SAP-Stammdaten, Prüfprotokoll für XRechnung und ZUGFeRD Rechnungseingangsbuch, Freigabe über ergänzenden SAP-Workflow |
|
|
Revisionssichere Ablage |
Zertifiziert nach IDW PS 880, SAP-zertifiziert Anbindung über SAP ArchiveLink, CMIS und WebDAV SAP ILM derzeit mit CLARC Enterprise |
Wo Automatisierung im P2P-Prozess am meisten bringt
Den größten Effekt hat Automatisierung dort, wo Dokumente mit SAP-Daten abgeglichen werden: bei der Auftragsbestätigung und im Rechnungseingang. In diesen Schritten entstehen die meisten manuellen Eingaben und die meisten Rückfragen zwischen Einkauf und Buchhaltung.
Eine Auftragsbestätigung ist rechtlich verbindlich und legt Preis, Menge und Liefertermin fest. Weicht sie von der Bestellung ab, muss der Einkauf das erkennen, bevor die Rechnung eintrifft. CLARC Confirmation for SAP gleicht jede Position automatisch gegen die SAP-Bestellung ab und zeigt Termin-, Mengen- und Preisabweichungen sofort an.
Beim Drei-Wege-Abgleich (3-Way-Match) prüft SAP Rechnung, Bestellung und Wareneingang gegeneinander. Stimmen die Werte überein, lässt sich die Rechnung ohne manuellen Eingriff buchen. Das setzt saubere Daten aus den Vorstufen voraus: bestätigte Preise aus der Auftragsbestätigung und zeitnah gebuchte Wareneingänge. Ein durchgängig digitaler P2P-Prozess erreicht deshalb höhere Automatisierungsquoten als eine isolierte Rechnungslösung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen können. Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD liefern die Rechnungsdaten maschinenlesbar und verbessern so die Grundlage für die automatische Prüfung. Was die Pflicht für den Eingang bedeutet, erklärt der Beitrag E-Rechnungspflicht für Rechnungseingang.
|
Prozessschritt |
Manuell |
Digital mit CLARC |
|---|---|---|
|
Bedarfsanforderung |
Anfrage per E-Mail, Telefon oder Tabelle |
BANF in SAP mit definierten Freigaben |
|
Bestellversand |
Druck, Porto, Ablage in Papierordnern |
Elektronischer Versand, Status je Bestellung in SAP sichtbar |
|
Auftragsbestätigung |
Abtippen und Sichtvergleich mit der Bestellung |
Automatische Erkennung und Abgleich auf Positionsebene |
|
Rechnungseingang |
Manuelle Erfassung, Freigabe per Umlaufmappe |
Extraktion, Stammdatenabgleich, Freigabe im SAP-Workflow |
|
Archivierung |
Ordner und verteilte Laufwerke |
Revisionssicher und mit dem SAP-Beleg verknüpft |
|
Kriterium |
Worauf Sie achten sollten |
So löst es CLARC |
|---|---|---|
|
SAP-Integration |
Arbeiten Anwender in SAP GUI oder SAP Fiori? Sind die Dokumente mit den SAP-Vorgängen verknüpft? |
Lösungen im SAP-Kontext, Archivanbindung über ArchiveLink und CMIS, SAP-zertifiziert |
|
Modularität |
Lässt sich mit einer Phase starten und später erweitern? |
Jede Lösung einzeln einsetzbar und zur Prozesskette kombinierbar |
|
E-Rechnung |
Werden XRechnung und ZUGFeRD heute produktiv verarbeitet? |
CLARC Invoice validiert XRechnung und ZUGFeRD und erstellt Prüfprotokolle |
|
Betriebsmodell |
Cloud, Hybrid oder On-Premises? Welche Firewall-Freigaben sind nötig? |
CLARC Infinity als Cloud, Hybrid oder On-Premises, CLARC Cloud Connector ohne eingehende Freigaben |
|
Datensouveränität |
Wo liegen die Daten? Welche Konzernstruktur steht hinter dem Anbieter? |
Betrieb in Azure Germany West Central, deutscher Hersteller ohne US-Konzernmutter |
|
Compliance |
Revisionssicherheit, GoBD, lückenloser Audit-Trail |
CLARC Archive nach IDW PS 880, vollständige Protokollierung aller Zugriffe |
So starten Sie mit P2P-Automatisierung in SAP
Starten Sie mit dem Prozessschritt, der heute den meisten manuellen Aufwand verursacht. In vielen Unternehmen ist das der Rechnungseingang. Bei hohem Lieferantenaufkommen im Einkauf ist es oft die Auftragsbestätigung.
Drei Fragen helfen bei der Priorisierung: Wie viele Belege fallen je Phase im Monat an? Wo entstehen die meisten Rückfragen zwischen Einkauf und Buchhaltung? Welche Skontofristen gehen heute verloren?
Zum Einarbeiten eignen sich das Webinar Warum lohnt sich eine zentrale Plattform für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess?, das Webinar P2P mit Schwerpunkt digitale Auftragsbestätigungen in SAP und das Whitepaper Elektronische Rechnungsformate.
Unternehmen, die CLARC bereits für die SAP-Archivierung nutzen, ergänzen den P2P-Prozess Schritt für Schritt um weitere Lösungen.
Antworten auf zentrale Fragen zur Digitalisierung des P2P-Prozesses in SAP S/4HANA und SAP ECC.
Beide Begriffe beschreiben denselben Ablauf von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung der Lieferantenrechnung und werden meist synonym verwendet. Procure-to-Pay wird teilweise etwas weiter gefasst, eine feste Abgrenzung gibt es nicht.
Fünf: Bedarfsanforderung (BANF), Bestellung, Auftragsbestätigung des Lieferanten, Wareneingang sowie Rechnungseingang mit Prüfung und Zahlung. Die revisionssichere Archivierung begleitet alle Phasen.
Beim Drei-Wege-Abgleich werden Rechnung, Bestellung und Wareneingang gegeneinander geprüft. Stimmen Menge, Preis und Lieferant überein, kann die Rechnung automatisch gebucht werden. Abweichungen gehen in einen Klärungsprozess.
CLARC Purchase for SAP für Bedarfsanforderungen, CLARC Procure Docs for SAP für den Bestellausgang, CLARC Confirmation for SAP für Auftragsbestätigungen, CLARC Invoice for SAP für den Rechnungseingang und CLARC Archive für die revisionssichere Ablage.
Ja. Jede CLARC-Lösung ist einzeln einsetzbar. Viele Unternehmen beginnen mit dem Rechnungseingang oder den Auftragsbestätigungen und erweitern den Prozess danach schrittweise.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. CLARC Invoice verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD und erstellt Prüfprotokolle. Der Versand eigener E-Rechnungen gehört zum Order-to-Cash-Prozess und wird mit CLARC Billing abgebildet.
CLARC Infinity wird in Microsoft Azure in der Region Germany West Central betrieben. On-Premises-Systeme bindet der CLARC Cloud Connector über ausgehende HTTPS-Verbindungen an. AVV, TOMs und Sub-Prozessor-Liste stellen wir auf Anfrage bereit.
