Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für den Rechnungseingang. Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Ziel ist die Förderung digitaler Prozesse, die Verbesserung der Transparenz und Effizienz sowie die Reduzierung von Fehlerquellen in der Rechnungsbearbeitung. Ab 2027 gilt zudem die Pflicht Ausgangsrechnungen nach dem E-Rechnungsstandard zu stellen.
Vorteile von E-Rechnungen
Die Umstellung bietet Chancen, insbesondere durch die Effizienzsteigerung und die Automatisierung von Routinetätigkeiten im Purchase-to-Pay Prozess. Unternehmen können langfristig Kosten sparen und ihre Buchhaltung beschleunigen, wenn die technischen und organisatorischen Herausforderungen frühzeitig angegangen werden.
Steigerung der Effizienz
Elektronische Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme importiert werden können. Das reduziert den manuellen Aufwand für Datenerfassung und Fehlerkorrektur.
Elektronische Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme importiert werden können. Das reduziert den manuellen Aufwand für Datenerfassung und Fehlerkorrektur.
Einsparung von Kosten
Durch die Digitalisierung entfallen Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung. Die Vermeidung von Fehlern durch manuelle Eingaben kann zusätzliche Kosten senken.
Durch die Digitalisierung entfallen Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung. Die Vermeidung von Fehlern durch manuelle Eingaben kann zusätzliche Kosten senken.
Rechtliche Sicherheit
E-Rechnungen erfüllen die Anforderungen der GoBD und EU-Richtlinien, was eine revisionssichere Verarbeitung sicherstellt. Die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und der Verbleib jeder Rechnung sind besser dokumentiert.
E-Rechnungen erfüllen die Anforderungen der GoBD und EU-Richtlinien, was eine revisionssichere Verarbeitung sicherstellt. Die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und der Verbleib jeder Rechnung sind besser dokumentiert.
Internationale Standards
Anbindung der gängigen deutschen Formate an PEPPOL zum internationalen Austausch von Rechnungen.
Anbindung der gängigen deutschen Formate an PEPPOL zum internationalen Austausch von Rechnungen.
Handlungsbedarf bei Unternehmen
Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen betrifft alle inländischen Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Papierrechnungen und unstrukturierte PDFs werden ab diesem Datum nicht mehr als konform anerkannt. Neben formalen Kriterien müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme für die Datenverarbeitung eingerichtet sind. Unternehmen sollten sich gründlich auf die Umstellung vorbereiten.
Systemanpassungen
Einführung oder Aktualisierung von Softwarelösungen, die die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD unterstützen.
Prozessoptimierung
Festlegen klarer Workflows für die Verarbeitung, Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen.
Schulung der Mitarbeitenden
Sicherstellen, dass alle relevanten Abteilungen die neuen Prozesse und technischen Systeme verstehen.
CLARC Invoice – Die Lösung der CTO
Die Lösung CLARC Invoice und CLARC Invoice (SAP) für den Rechnungseingang in ermöglicht eine effiziente, digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen direkt im ERP-System. Sie automatisiert die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen, was die Bearbeitungszeit verkürzt und Fehler reduziert. Zudem erfüllt sie alle rechtlichen Vorgaben an die E-Rechnungspflicht und lässt sich im Purchase-to-Pay Workflow perfekt mit anderen CTO-Lösungen kombinieren und automatisieren.
FAQ zur E-Rechnung
Unsere FAQs decken die wichtigsten Aspekte der E-Rechnung ab und bieten eine gute Orientierungshilfe für Unternehmen. Sie helfen, Unsicherheiten zu beseitigen und die gesetzeskonforme Umsetzung der E-Rechnungspflicht sicherzustellen.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwendet, um automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. Sie ist nicht mit einem einfachen PDF gleichzusetzen.
Grundsätzlich sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet ab 2o25 elektronische Rechnungen empfangen zu können. In Ausnahmefällen, etwa bei sehr geringem Rechnungswert, können Ausnahmen gelten.
Die E-Rechnungspflicht für den Rechnungseingang tritt in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Datum sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in den gesetzlich vorgegebenen Formaten (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten.
Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt keine papierbasierten oder unstrukturierten Rechnungen (wie einfache PDF-Dateien ohne strukturierte Daten) mehr akzeptiert werden dürfen, wenn diese den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen. Unternehmen müssen ihre Systeme und Prozesse bis spätestens Ende 2024 angepasst haben, um ab dem Startdatum gesetzeskonform arbeiten zu können.
Für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen sollten Unternehmen mindestens folgende Formate verarbeiten können:
Diese Formate stellen sicher, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar, standardisiert und gesetzeskonform übermittelt werden können. Sie erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931, die eine einheitliche Basis für die elektronische Rechnungsstellung in der EU bildet. Unternehmen, die international tätig sind, sollten auch prüfen, ob sie zusätzliche Formate (z. B. UBL) benötigen, um mit Geschäftspartnern im Ausland kompatibel zu bleiben.
Die Umstellung auf E-Rechnungen im Rechnungsausgang ist bereits teilweise umgesetzt und wird voraussichtlich bis 2025 weiter ausgedehnt und bis 2027 verpflichtend. Unternehmen sollten proaktiv handeln, ihre Systeme anpassen und ihre Mitarbeiter schulen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung voll auszuschöpfen. Durch frühzeitige Vorbereitung sichern Sie sich nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern profitieren auch von effizienteren und kostengünstigeren Rechnungsprozessen.
