Dokumentenmanagement mit Stil

Bei Betty Barclay gehen aufgrund der ca. 4.000 Zulieferer aus dem In- und Ausland rund 3.700 Rechnungen pro Monat – im Jahr somit rund 45.000 – ein, die bislang manuell bearbeitet wurden. „Wir hatten aus den letzten zehn Jahren rund 12.000 Aktenordner, in denen sich die Ein- und Ausgangsrechnungen angesammelt haben.

Das war eine Menge Papier, die viel Platz in einem separaten Lager benötigte. Zeitaufwändig war vor allem die Budgetüberwachung, d.h. der Abgleich der Ist-Stände mit der Budgetplanung, weil in Zweifelsfällen oft einzelne Rechnungen heraus gesucht werden mussten. Nicht nur die Mitarbeiter in der Buchhaltung oder im Controlling, auch die Steuerprüfer verlangten immer wieder quasi auf Knopfdruck den schnellen Zugriff auf einzelne Belege. Daher wollten wir gerne auf eine elektronische Erfassung und Archivierung für alle Rechnungen umstellen“, beschreibt Nadine Dencker Leiterin Reporting & Controlling die Aufgabenstellung.

Die CTO Balzuweit wurde im Januar 1990 gegründet und hat sich seitdem vor allem auf Beleglese-, DMS-/ Workflow- und elektronische Archivsysteme spezialisiert. Seit dieser Zeit bietet CTO als Partner der EASY Software AG seinen Interessenten und Kunden Enterprise Content Management-Systeme (ECM), wie das EASY Enterprise.x an, das derzeit weltweit bei mehr als 9.000 Unternehmen im Einsatz ist. Zur Abrundung einer kompletten ECM-Lösung gehören aber auch die von CTO selbst entwickelten Software-Module „clarc“, z.B. für die vorgangsbezogene Ablage von Office-Dokumenten. Ausschlaggebend für Betty Barclay waren neben der einfach bedienbaren Benutzeroberfläche vor allem die fertige Schnittstelle zu DCW und SAP.

Das Kickoff für das Projekt, das unter der Leitung von Nadine Dencker durchgeführt werden sollte, war im Juli 2007. Neben dem ECM-Projektteam von CTO war noch eine Assistentin von Frau Dencker eingebunden. Zunächst analysierte das Projektteam alle Anforderungen sowie den gesamten Workflow einer Eingangsrechnung, damit CTO ihn anschließend Schritt für Schritt in der ECM-Software abbilden konnte.

Basis der installierten Software bei Betty Barclay ist der Dokumenten- und Archiv-Server EASY Enterprise.x, der auf einem MS Windows-Applikationsserver installiert wurde. Er sorgt für das umfassende Dokumentenmanagement sowie die Langzeitarchivierung und kann auch große Datenmengen verarbeiten. Bei Betty Barclay werden die Belege und Daten u.a. in einer Plasmon Jukebox mit einer Gesamtspeicherkapazität von bis zu 960 GB abgelegt. „Wichtig war uns auch, dass EASY die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die kaufmännische Belegarchivierung nicht nur erfüllt, sondern dass dies auch nach GoBS und GDPdU gutachterlich bestätigt ist“, sagt Nadine Dencker. Das bedeutet, dass alle relevanten Systemaktivitäten protokolliert werden und damit jede Veränderung an den archivierten Daten erkennbar bzw. unmöglich ist.

Für die digitale Erfassung der Belege wurde für die Zentrale ein sehr leistungsfähiger Scanner und für die Auslandsniederlassungen kleinere Scanner angeschafft. Das Scannen und Erfassen der Rechnungen erfolgt über die Scan-/Capture-Software CLARC Scan von CTO, die u.a. über spezielle Features für die Integration mit DCW verfügt.

Europaweiter Zugriff ohne Client-Software
Die Recherche erfolgt bei Betty Barclay entweder direkt per Knopfdruck aus der DCW-Anwendung heraus oder über Web-Browser. Bei letzterem können alle Anwender mit einem Klick zwischen der Vorgangsbearbeitung (dem Rechnungsprüfungs-Workflow) und der Archivrecherche wechseln. Entscheidend war dies vor allem für die Anbindung der internationalen Niederlassungen in Belgien, Schweden, Dänemark, Frankreich und Großbritannien sowie den Niederlanden, auf deren Workstations keine eigene Client-Software erforderlich ist. Da die Software verschiedene Sprachen unterstützt, gab es auch diesbezüglich keine Bedienungsprobleme. Die Administration aller Workflow- und Archiv-Komponenten geschieht dabei ausschließlich zentral auf einem Server.

Wie funktioniert’s?
Am grundsätzlichen Workflow für die Verarbeitung der Rechnungen hat sich nichts geändert – nur dass er nun eben komplett IT-basiert abläuft: In der Posteingangsstelle werden die Rechnungen mit einem Barcodeaufkleber (zur Dokumententrennung) versehen, eingescannt und derzeit noch in Papierform an die Buchhaltung weitergeleitet. Dort werden sie im DCW-Rechnungseingangsbuch manuell mit den typischen Angaben für Lieferant, Rechnungsnummer und -datum, Betrag und Steuernummer erfasst. Nach der Erfassung startet automatisch der Rechnungsworkflow und der entsprechende Rechnungsprüfer erhält die Rechnung als elektronisches Dokument im PDF-Format und die in DCW bereits erfassten, relevanten Einzelinformationen in einer Erfassungsmaske. Diese zeigt ihm einerseits die Belegfelder und andererseits die Originalrechnung an. So kann er alle Angaben einfach kontrollieren, die Rechnung anschließend mit Kostenstelle und Abteilungsnummer kontieren und an die Buchhaltung zurücksenden. Von dort kann sie dann auch automatisch im Stapel mit anderen Rechnungen verbucht werden.