Freie Fahrt für richtungweisende Innovationen

Als die GRIWE Innovative Umformtechnik GmbH stark auf Expansionskurs ging, entschloss sich das Unternehmen im Jahr 2008, seine Eingangsrechnungsprüfung komplett zu automatisieren. Daher sah man sich auf Messen und Kundenveranstaltungen der verschiedenen DMS-Hersteller gründlich nach einer Lösung um, mit der man den rund 1.000 Eingangsrechnungen pro Woche Herr werden konnte.

Vier Anbieter kamen letztlich in die engere Wahl. Ganz wichtig war für GRIWE, dass das zukünftige DMS bereits in den Grundeinstellungen über möglichst viele Standards verfügte, so dass nur wenige unternehmensspezifische Anpassungen benötigt würden. „Schließlich wollten wir keine Katze im Sack kaufen“, so Monika Keil. Das Rennen machte schließlich das SAP-zertifizierte clarc xControl Invoice for SAP, das den kompletten Bearbeitungsprozess der Rechnungen vom Scannen bis zur Buchung unterstützt.

Als Partner für die Einführung der Lösung wählte GRIWE den Stuttgarter DMS-Spezialist CTO Balzuweit. „Wir haben uns clarc xControl unter Laborbedingungen und bei einem Referenzkunden angesehen. Die Präsentation der geplanten Vorgehensweise von Herrn Balzuweit und seinen Beratern war ebenso überzeugend, wie die praktische Vorstellung des Produktes, und so hatten wir schnell Vertrauen zu CTO“, sagt Monika Keil, die das komplette Einführungsprojekt bei GRIWE leitete.

Bei dem Einsatz der neuen automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung geht es GRIWE nicht nur darum, Papier, Ordner und Schränke einzusparen: „Das größte
Einsparpotenzial liegt natürlich in den Prozessen, die jetzt komplett elektronisch abgewickelt werden“, weiß Monika Keil.

Abgesehen von der Poststelle, in der die Rechnungen manuell nach ein- und mehrseitig vorsortiert und mit Barcodes versehen werden, läuft seit November 2008 alles digital: Die Stapel mit circa 100 Rechnungen pro Tag und Standort werden innerhalb von rund zehn Minuten eingescannt und landen dann in der Finanzbuchhaltung in einem Validierungsarbeitsplatz. Dort erfolgt die Qualitätsprüfung mit automatischer Auslesung von Steuer-, Kreditoren- und Lieferantennummer sowie Betrag und Datum. Das System erkennt die meisten Pflichtfelder automatisch. Sollte eines fehlen, kann der Sachbearbeiter z.B. eine Steuernummer von gescanntem Originaldokument per Drag and Drop in das Formular übertragen. Sobald alle Daten im Formular aufgenommen sind, wird das Dokument per Knopfdruck ins SAP übergeben und steht dort sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Im SAP kann die Transaktion „Clarc xControl Invoice Monitor“ aufgerufen werden, die alle gescannten Dokumente mit allen wichtigen Feldern der Rechnung sofort aufzeigt – dazu gehören zum Beispiel Skontodaten, Summenwerte und der Bearbeitungsstatus. Anschließend werden die einzelnen Workflows für den Rechnungsdurchlauf gestartet, wobei Filter- und Sortiermöglichkeiten die weitere Bearbeitung erleichtern.

So kann die Rechnungsprüfung die Bestellung und den Wareneingang aufrufen und mit der Rechnung vergleichen, bevor die Buchung weitergeleitet wird. Ist keine
Bestellung – wie zum Beispiel bei einer telefonischen Hotelbuchung – vorhanden, bekommt der betroffene Mitarbeiter automatisch eine Outlook-Nachricht „Neuer Beleg zur Prüfung“. Er klickt dann auf einen Link im GRIWE Web-Portal und sieht nach seiner Anmeldung und
Authentifizierung die entsprechende Hotelrechnung neben der eingescannten Original-Rechnung. Ist alles in Ordnung, gibt er sie frei, andernfalls lehnt er die Freigabe ab. Auch virtuelle Notizzettel sind möglich.

Nach der Überprüfung durch die Fachabteilung erscheint die Rechnung wieder auf dem CLARC xControl Invoice Monitor in der Buchhaltung, die sie jetzt in SAP buchen und in den normalen Zahlungslauf weiter leiten kann. „Für praktische Stichproben auch noch während des Zahlungslaufes liefert CTO ein Zusatzprodukt, mit dem man Originalrechnungen per Klick aufrufen kann“, beschreibt Monika Keil. Um den heutigen rechtlichen Vorschriften zu genügen, speichert die DMS-Lösung von clarc die Archiv Daten
revisionssicher ab.

Nach dem Kickoff im Mai 2008 baute CTO im Juli die komplette Teststrecke für clarc xControl bei GRIWE auf. Sie umfasste das Scannen, die Extraktion von Rechnungen, die Validierung und Übergabe an SAP. CLARC wurde auf einem neuen Dell-Server installiert und für die sechs betroffenen Arbeitsplätze im Finanzwesen wurde jeweils ein zweiter Monitor eingerichtet, um möglichst komfortable Bearbeitungsworkflows der Dokumente zu garantieren.

Der erste Integrationstest erfolgte Mitte September 2008, der Going Live Test Ende Oktober und die Inbetriebnahme schließlich am ersten November. „CTO hat das gesamte Projekt sehr routiniert durchgeführt und ohne jegliche Probleme bis zum Schluss begleitet. Sollten wir irgendwelche Fragen haben, sind die Berater auch jetzt jederzeit für uns da“, unterstreicht Monika Keil.