Kennen Sie das? Eine Dienstleistung könnte günstiger eingekauft werden, doch die Chance zur Neuverhandlung der Konditionen wurde verpasst. Oder ein Mietvertrag hat sich wegen einer verpassten Kündigungsfrist ungewollt verlängert und verursacht unnötige Folgekosten?

Durch die automatische Fristenkontrolle behalten Sie den Überblick über sämtlich Fristen und informiert Sie rechtzeitig per Mail über anstehende Vertragsverlängerungen, Kündigungsoptionen und auslaufende Verträge. Sollte keine Reaktion erfolgen, informieren die zusätzlichen Eskalationsstufen einen definierten Empfängerkreis anderer Hierarchie-Stufen.

Oft legen Mitarbeiter die gleichen Verträge und Akten auf Teamebene oder auf lokalen Festplatten ab. Die Suche nach den richtigen Dokumenten ist dadurch nicht nur frustrierend, sondern kostet auch sehr viel Zeit.

Durch die zentrale Ablage und digitale Verwaltung Ihrer Verträge schaffen Sie Transparenz und verkürzen die Zeit der Informationsbeschaffung. Durch die Sortier- und Suchfunktion bleibt den Mitarbeiter:innen außerdem mehr Zeit für die wesentliche Aufgaben im Vertragsmanagement wie z.B. Controlling, Recherche zu Vertragsbedingungen, Vertragsinhalte prüfen, Verhandlungen und Rechnungsstellung.

In Kürze steht der Termin zur Wirtschaftsprüfung an und Sie benötigen dringend korrekte Daten zu Verbindlichkeiten und Forderungen aus Ihren Verträgen.

Durch das digitale Vertragsmanagement erhalten Sie auf Knopfdruck einen Überblick über relevante Informationen, die aus Vertragsbeziehungen resultieren. Denn Aufwände und Erträge werden digital erfasst und direkt den verursachenden Verträgen zugeordnet. Das vereinfacht nicht nur externe Prüfungen, sondern auch die Erstellung von Forecasts, die Einhaltung von Budgets und die Berechnung offener Verbindlichkeiten.

Ein Vertrag und die darin enthaltenen, sensiblen Informationen sind nur für eine bestimmte Abteilung oder die Geschäftsführung bestimmt?

Legen Sie mit der Software einfach Ihr individuelles Berechtigungskonzept fest und definieren Sie wer welche Vertragsarten nur lesen oder auch bearbeiten kann. Zugriffsberechtigungen können dabei konzernweit geregelt werden. Der Datenschutz ist mit dem digitalen Vertragsmanagement also gesichert.