Digitale Personalakte

Was ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist mehr als nur eine Akte im herkömmlichen Sinne. Es handelt sich dabei um eine Software-Lösung für die Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen und Organisationen. Sie wird digital erstellt, verwaltet und sicher aufbewahrt, und bringt zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Papierakten.

Kosten-Effizienz: Ein Win-Win für Unternehmen und Mitarbeiter

Der Übergang von physischen zu digitalen Personalakten kann anfangs als Investition erscheinen. Doch langfristig werden die Kosteneinsparungen deutlich. Durch die Reduzierung von Papier, Druck- und Lagerkosten sowie den effizienteren Arbeitsabläufen sparen Unternehmen erhebliche Summen. Hinzu kommt die Zeitersparnis bei der Suche, dem Zugriff und der Bearbeitung von Dokumenten, die zu einem schnelleren und reibungsloseren Prozess in der Personalabteilung führt. Es ist ein Paradebeispiel dafür, wie Digitalisierung und Wirtschaftlichkeit Hand in Hand gehen.

Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit mit der digitalen Personalakte

Je nach Größe und Bedarf eines Unternehmens kann die Software angepasst werden. Vom kleinen Start-up bis zum internationalen Konzern bietet die digitale Personalakte Skalierbarkeit, die sich mit dem Unternehmen entwickelt. Prozesse können entsprechend optimiert und individualisiert werden.

Sichere und einfache Verwaltung

Der Wechsel zu einer digitalen Personalakte bietet nicht nur den Vorteil der Kosten- und Zeiteinsparung, sondern stellt auch sicher, dass alle Dokumente und Daten sicher und effizient verwaltet werden. Dokumenten sind sofort verfügbar, leicht zu durchsuchen und können von jedem Ort aus zugänglich gemacht werden.

Mit der digitalen Personalakte können Sie die Rechte so anpassen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu bestimmten Dokumenten haben. Es handelt sich um ein fein abgestuftes Rollen- und Rechtekonzept. Dies garantiert, dass Daten immer sicher und geschützt sind.

Die Einführung von digitalen Personalakten in Ihr Unternehmen

Der Prozess der Digitalisierung Ihrer Personalakten mag kompliziert erscheinen, ist aber mit der richtigen Software und Führung einfach zu bewerkstelligen. Es beginnt mit der Aufbewahrung wichtiger Dokumente wie Arbeitsverträgen, arbeitsrechtlichen Hinweisen und anderen Unterlagen. Diese Dokumente werden dann digital erfasst, indexiert und revisionssicher archiviert.

Die digitale Personalakte ermöglicht auch die Anbindung an die Lohnbuchhaltung. Alle für die Personalabteilung relevanten Dokumente werden erfasst, zentral abgelegt und sicher archiviert. Dokumente wie Abmahnungen, die zeitgesteuert entfernt werden müssen, werden elektronisch verwaltet und automatisiert bearbeitet.

Digitalisierung als Form des Personalmanagements

Die Software für digitale Personalakten bietet mehr als nur eine Möglichkeit zur Aufbewahrung von Dokumenten. Es ermöglicht den Unternehmen auch, ihre internen Prozesse und Workflows zu standardisieren und zu automatisieren. Dies reicht von der Terminvorlage und -kontrolle bis hin zur Bearbeitung von Bewerbungs-, Einstellungs- und Freistellungsverfahren.

Daten und Dokumente sind nicht die einzigen Dinge, die digital verwaltet werden. Arbeit, Personal und Management sind ebenfalls in diese Digitalisierung eingebunden. Stellenanzeigen können schnell erstellt und direkt auf Jobbörsen oder Webseiten veröffentlicht werden. Die digitale Personalakte ermöglicht es auch, Seminare, Schulungen und Workshops einfach anzubieten und zu buchen.

Datenschutz und DSGVO-Konformität: Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeiterdaten

In unserer digitalen Ära wird der Datenschutz zu einem zentralen Anliegen für Unternehmen. Mit der digitalen Personalakte nehmen Sie dieses Anliegen ernst. Daten von Mitarbeitern sind oft sensibel und bedürfen eines hohen Schutzlevels. Unsere Software bietet hierfür eine sichere Lösung, die vollständig DSGVO-konform ist. Jedes Dokument und jede Akte wird gemäß der DSGVO gespeichert. Automatisierte Löschrichtlinien sorgen dafür, dass nur notwendige Daten aufbewahrt werden. Dies bietet sowohl Mitarbeitern als auch Unternehmen ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauen in den Prozess der Digitalisierung von Personalakten.

Orts- und zeitunabhängige Zugriffe – Das neue Zeitalter der Arbeit

Mit dem Aufkommen der digitalen Personalakte und der Möglichkeit des orts- und zeitunabhängigen Zugriffs hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen Arbeit sehen, drastisch verändert. Mitarbeiter können jetzt von überall aus auf ihre Dokumente und Daten zugreifen, sei es von zu Hause, während einer Geschäftsreise oder sogar aus dem Ausland. Dies fördert nicht nur eine bessere Work-Life-Balance, sondern öffnet auch Türen für flexiblere Arbeitsmodelle wie Telearbeit und Fernarbeit. In Zeiten, in denen die Arbeit immer globaler wird, ermöglicht die digitale Personalakte Unternehmen und Mitarbeitern, sich an diesen Wandel anzupassen und dabei stets effizient und produktiv zu bleiben.

Der digitale Wandel bringt nicht nur für Unternehmen erhebliche Vorteile, sondern auch für die Mitarbeiter. Mit Funktionen zur Verwaltung von Seminaren und Qualifikationen unterstützt unsere Softwarelösung genau diesen Prozess. Mitarbeiter können sich für Schulungen anmelden, ihre erworbenen Qualifikationen verfolgen und sicherstellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind.

Mehr als nur Dokumente

Hinter jeder Personalakte steht eine Person mit individuellen Bedürfnissen, Fähigkeiten und Zielen. Unsere Software bietet eine transparente Übersicht über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Das reicht von der Einführung neuer Mitarbeiter, über die Führung und Weiterentwicklung bis hin zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Mit einem Klick können Führungskräfte Entwicklungspotenziale, Gehaltsentwicklungen und viele weitere Informationen sehen, was die Personalführung erheblich erleichtert.

Der Arbeitnehmer im Zentrum

Eine der bemerkenswertesten Neuerungen ist die Möglichkeit für Arbeitnehmer, Self-Services über Web & App zu nutzen. Dies ermöglicht Mitarbeitern nicht nur Zugang zu ihrer eigenen Personalakte, sondern bietet auch direkte Kommunikationskanäle zur Personalabteilung. Ein solches System kann Formulare, Krankmeldungen und Urlaubsanträge enthalten. Der Mitarbeiter kann Dokumente und Anfragen in Echtzeit einreichen und bearbeiten, was den gesamten Prozess wesentlich effizienter gestaltet. So wird nicht nur die Personalabteilung entlastet, sondern auch dem Arbeitnehmer mehr Autonomie und Transparenz in Bezug auf seine Daten und Dokumente geboten.

Revisionssichere Lagerung

Jede Akte, jedes Dokument hat eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Das manuelle Verfolgen dieser Fristen kann mühsam und fehleranfällig sein. Die digitale Personalakte automatisiert diesen Prozess. Dokumente und Akten werden sicher und gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt. Sobald eine Frist abgelaufen ist, kann das Dokument automatisch gelöscht oder zur weiteren Überprüfung markiert werden.

Papierlose Arbeit – Ein Schritt in Richtung Umweltfreundlichkeit

Durch den Übergang zu einer digitalen Personalakte reduzieren Unternehmen ihren Papierverbrauch erheblich. Dies bedeutet weniger Kosten für Druck, Aufbewahrung und Versand von Dokumenten. Abgesehen von den wirtschaftlichen Vorteilen zeigt es auch ein klares Bekenntnis zu umweltfreundlichen Arbeitspraktiken. Die digitale Personalakte steht daher auch für eine bewusste und zukunftsorientierte Arbeitsweise.

Integration in bestehende Systeme

Ein kritischer Teil bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist die nahtlose Integration in bestehende Systeme. Unsere Lösung lässt sich problemlos in diese Systeme einbinden. Durch diese Integration wird nicht nur eine einheitliche Datenbank geschaffen, sondern auch die Möglichkeit, Daten und Dokumente in Echtzeit zwischen den Systemen zu übertragen. Dies führt zu einer Verringerung von Fehlern, verringertem manuellen Aufwand und einer verbesserten Datenqualität. Unternehmen können so den größten Vorteil aus beiden Welten ziehen – der Digitalisierung ihrer Personalakten und der Effizienz ihrer bestehenden Systeme.