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clarc Archivelink for SAP® Business One

Die SAP® Business One Archiv-Schnittstelle.

Übersicht
Bei der Archiv-Schnittstelle zu SAP® Business One handelt es sich um ein SBO Add-On mit Client-Server Technologie, das den SBO-Usern die Möglichkeit bietet, automatisch alle Ausgangsbelege, Eingangsbelege als auch Dokumente aus beliebigen Quellen komfortabel zu archivieren und mit dem entsprechenden Original-Vorgang in SBO zu verknüpfen. Ein Zugriff ist somit direkt aus Business One als auch über jeden Archiv-Client (z.B. Web- oder Windows-Client) möglich.

Archivierung von SBO Ausgangsbelegen
Beim Hinzufügen von Ausgangsbelegen werden diese vollautomatisch gedruckt und verarbeitet. Dabei werden die Belege nach PDF konvertiert, volltextindexiert, mit belegartspezifischen Indexfeldern aus der SBO Datenbank ergänzt, archiviert und mit dem entsprechenden SBO-Beleg
verknüpft.

Archivierung von Eingangsbelegen

  • Ablegen mit Barcode
    Eingangsbelege (Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, etc.) werden in SBO erfasst. Je nach Einstellung wird entweder eine externe Barcode-Nr. mit erfasst oder die interne Belegnummer über das Tool extBarcode automatisch als Barcode-Aufkleber auf einem Etikettendrukker ausgegeben. Gleichzeitig wird im SBO eine Tabelle mit offenen Barcodes befüllt. Danach werden die Belege mit EASY CAPTURE oder clarc eWork eingescannt und die
    zusammengehörigen Dokumente über die aufgebrachten Barcodes vollautomatisch geheftet. Beim Export in das Archiv werden die SBO- bzw. belegartspezifischen Indexfelder automatisch ergänzt und dem Beleg hinzugefügt. Über die Tabelle der offenen Barcodes wird die Vollständigkeit überwacht.
  • Zuordnen und Ablegen
    In diesem Szenario wird der digitalisierte Eingangsbeleg direkt dem SBO-Anwendungsbeleg zugeordnet. Hierbei wird auf die Verwendung von Automationsmechanismen verzichtet. Überwachungsliste der offenen noch nicht gescannten Barcodes
    bzw. Eingangsbelege. Die Liste dient zur Kontrolle der Vollständigkeit.

Anzeige aus SBO
Die Anzeige aus SBO erfolgt über eine Anlagenliste, die es zu jedem beliebigen SBO-Objekt gibt. Aus dieser Liste wird das entsprechende Dokument (Aus- bzw. Eingangsbeleg, Mail, Office-Dokument, etc.) ausgewählt und per Browseraufruf angezeigt, d.h. der lokal installierte Browser wird gestartet und das entsprechende archivierte Dokument aus dem Archiv angezeigt. Somit ist für die Dokumentanzeige keine Client-Installation notwendig. Gescannte Dokumente werden für die Anzeige nach PDF konvertiert, so dass am Client kein TIFF Plugin erforderlich ist. Selbstverständlich ist auch eine Recherche außerhalb SBO möglich. Dabei kann sowohl über Volltext und/oder beliebig definierten Indexfeldern recherchiert werden.

Administration
Die Anlagenliste und Barcodeerfassung (manuell oder automatisch über extBarcode) kann individuell für jedes SBO-Objekt zentral über Customizing eingestellt werden. Die Einstellungen sind dabei mandantenspezifisch. Die Client-Installation erfolgt über die integrierte Add-On Softwareverteilung von SBO. Für administrative Zwecke stehen entsprechende Werkzeuge zur Verfügung.

NEU: Mit der erweiterten Anlagenliste haben Sie jetzt vollen Zugriff auf die archivierten Dokumente im Belegfluss. Stehen Sie beispielsweise auf der Eingangsrechnung und lassen sich die Anlagenliste anzeigen, so sehen z.B. zusätzlich die Originalbestellung und den Lieferschein.


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