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Digitalisierungsservice

Schnell, revisionssicher und DSGVO-konform

Die langwierige Suche in verstaubten Archiven ist zeitraubend und verbraucht unnötig die Kapazität Ihrer Mitarbeiter:innen. Ihre Papierakten und Archivdokumente benötigen mit der Zeit immer mehr Platz. Mit unserem Digitalisierungsservice bekommen Sie diese Probleme schnell in den Griff. Wir scannen und erfassen Ihre Dokumente, egal ob Personalakten, Vertragsakten oder Rechnungen aus dem Tagesgeschäft. So haben Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

 

Von der Belegabholung, über das Scannen und die Datenerfassung bis zur Archivierung

 

Die CTO Balzuweit GmbH bietet Ihnen einen umfassenden Service an, um Ihre Digitalisierungsprozesse effizient und sicher zu beschleunigen. Dabei arbeiten wir auf Basis des Bundesdatenschutzgesetzes und legen größten Wert auf Qualität und Sicherheit bei der Bearbeitung Ihres Auftrags. Wir verfügen über die neueste Technologie und die Kapazitäten, um Ihre Dokumente in elektronische Daten zu überführen. Dabei ist auch verblasstes, geklammertes Material problemlos scanbar und modernste Technologie garantiert die Erfassung der Inhalte. Im Einsatz haben wir moderne Produktionsscanner von Kodak um eine optimale Scanqualität zu erzielen.

 

Ihr Unternehmen profitiert von der Platz- und Ressourcenersparnis ohne Verzicht auf den Vorteil digitaler Daten. Ihre Mitarbeiter haben so mehr Zeit, um sich den wesentlichen Aufgaben Ihres Unternehmens zu widmen. 

 

Vorteile unseres Digitalisierungsservices:

  • Bis zu 80% Kostenersparnis und bis zu 95% Platzersparnis
  • Vollumfänglicher Service von der Abholung bis zur Übergabe
  • Zeitnahe Übermittlung der erfassten Daten
  • Schnelligkeit und DSGVO-Konformität
  • Hochmoderne Produktionsscanner für optimale Scanqualität
  • Qualitätssicherung durch manuelle Kontrolle aller erfassten Daten
  • Mehr Transparenz in Ihren Geschäftsprozessen
  • alle Akten jederzeit nur einen Klick entfernt

Der Ablauf eines Scan-Projekts

1. Abholung und Transport

Die Belege/Dokumente werden durch unseren Spediteur in feuerfesten, abschließbaren Transportbehältnissen eingeladen. Die Aktenübernahme erfolgt über einen qualifizierten Akten-Check-In. Die Akten werden anhand einer Liste einzeln gegengezeichnet und verladen. An der Annahmestelle werden diese gegengeprüft und ebenfalls von uns gegengezeichnet.

 

Die Dokumente werden zunächst scangerecht aufbereitet. Dazu zählt: Das Entnehmen der Belege aus den Mappen, das Glätten der Belege, Entfernen von Büro- und Heftklammern, das Ablösen von Klebestellen, die Kennzeichnung von überklebten Vorlagenteilen sowie von schlecht lesbaren bzw. unleserlichen Dokumenten durch einen entsprechenden Stempelaufdruck. Nach dem Scanvorgang bringen wir auf Wunsch alle Dokumente wieder in den ursprünglichen Zustand zurück: inklusive Tackernadeln, Büroklammern oder Post-its an Ihrer Originalposition.

 

Die einzelnen Belege werden mit einem Hochleistungsscanner von Kodak erfasst. Die Perfect Page/iThresholding Technologie ermöglicht optimale Scanqualität. Das 3D Multi-Feed Detection System, welches mit einer ultraschallbasierten Technologie arbeitet, verhindert Belegdoppeleinzug und vermeidet fehlerhafte Feederstops. Die Qualitätskontrolle erfolgt während des Scan-Vorgangs. Wir können problemlos Dokumente und Unterlagen in den Formaten DIN A7 bis DIN A3 scannen und erreichen eine Auflösung von bis zu 600 dpi. Die Indexdaten können nach dem Scannen mittels OCR automatisch erfasst werden, wenn z. B. die Rechnungsnummer immer in der gleichen Zone eines Dokuments ist. Mithilfe unserer Capturing-Software werden die erkannten Daten durch eine Feld-Validierung überprüft. Wenn bestimmte Informationen nicht ausgelesen werden konnten, werden diese durch uns manuell eingetragen.

 

Damit Sie die digitalisierten Daten später leicht und zuverlässig abrufen können, benötigen Sie zwingend ein gut strukturiertes Ablagesystem. Wenn Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz haben oder ein gut funktionierendes Dateisystem, bauen wir darauf auf. Wir achten darauf, die Beziehungen von Dokumenten abzubilden und die Dateien mithilfe von Indexdaten zu benennen. Wenn Indexdaten bereits digital vorliegen, werden diese verwendet. Ansonsten erstellt unser Team diese auch gerne nach Absprache mit Ihnen.

 

Technische Qualitätssicherung

 

  • Monitoring des technischen Verarbeitungsprozesses (von Scan bis Export)
  • Sicherung aller gescannter Dokumente (vor Konvertierung nach PDF)
  • Software
    • Verwendung aktueller Betriebssysteme
    • Verwendung unserer zertifizierten Digitalisierungssoftware CLARC nach IDW PS 880
    • Virenscanner
  • Hardware
    • Aktuelle/moderne Scanner
    • Halbjährliche Wartung
    • Regelmäßige Pflege
    • Verwendung aktueller Treiber

 

Fachliche Qualitätssicherung

 

  • Dokumentenprüfung im 4-Augen-Prinzip
    • Belege lesbar
    • Rückseiten/Leerseiten gelöscht
    • Belege gedreht
    • Prüfung Indexierung
    • Abgleich der Auslieferungsergebnisse mit den Anforderungen des Kunden
  • Anzahl der Dokumente / Indexdateien (Abgleich mit Statistik)
  • Vollständigkeitsprüfungen / Plausibilitätsprüfungen
  • Daten-Nachbearbeitung
    • Aufbereitung für kundenindividuelle Ausgabeformate (z.B. Excel-Listen / Statistiken)
  • Dokumentation der Qualitätssicherungsprozesse

Datenübergabe an Kunde

  • Per Direktverbindung möglich (z.B. gesicherte VPN-Verbindungen)
  • Per Datenträgeraustausch (z.B. verschlüsselte USB-Festplatte)
  • Per Internet (z.B. gezippt & verschlüsselt via cryptshare)
  • Einspielung in das Kundenarchiv

Nach der Verarbeitung werden die Daten unter Verschluss zwischengelagert. Nach Prüfung des Auftraggebers und der Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber werden die Dokumente dann in Sicherheitsbehältern nach dem Bundesdatenschutzgesetz vernichtet. Auf Wunsch werden die Akten auch an Sie zurücktransportiert. Die digital gespeicherten Dokumente werden (entsprechend der mit dem Kunden vereinbarten Aufbewahrungsfrist) gelöscht.

 

Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich!

Debora Sinopoli

Digitization Services Manager

Ich stehe Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!

 

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Ich freue mich auf Ihre Anfrage.