Die Dokumente werden zunächst scangerecht aufbereitet. Dazu zählt: Das Entnehmen der Belege aus den Mappen, das Glätten der Belege, Entfernen von Büro- und Heftklammern, das Ablösen von Klebestellen, die Kennzeichnung von überklebten Vorlagenteilen sowie von schlecht lesbaren bzw. unleserlichen Dokumenten durch einen entsprechenden Stempelaufdruck. Nach dem Scanvorgang bringen wir auf Wunsch alle Dokumente wieder in den ursprünglichen Zustand zurück: inklusive Tackernadeln, Büroklammern oder Post-its an Ihrer Originalposition.

Die einzelnen Belege werden mit einem Hochleistungsscanner von Kodak erfasst. Die Perfect Page/iThresholding Technologie ermöglicht optimale Scanqualität. Das 3D Multi-Feed Detection System, welches mit einer ultraschallbasierten Technologie arbeitet, verhindert Belegdoppeleinzug und vermeidet fehlerhafte Feederstops. Die Qualitätskontrolle erfolgt während des Scan-Vorgangs. Wir können problemlos Dokumente und Unterlagen in den Formaten DIN A7 bis DIN A3 scannen und erreichen eine Auflösung von bis zu 600 dpi. Die Indexdaten können nach dem Scannen mittels OCR automatisch erfasst werden, wenn z. B. die Rechnungsnummer immer in der gleichen Zone eines Dokuments ist. Mithilfe unserer Capturing-Software werden die erkannten Daten durch eine Feld-Validierung überprüft. Wenn bestimmte Informationen nicht ausgelesen werden konnten, werden diese durch uns manuell eingetragen.

Damit Sie die digitalisierten Daten später leicht und zuverlässig abrufen können, benötigen Sie zwingend ein gut strukturiertes Ablagesystem. Wenn Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz haben oder ein gut funktionierendes Dateisystem, bauen wir darauf auf. Wir achten darauf, die Beziehungen von Dokumenten abzubilden und die Dateien mithilfe von Indexdaten zu benennen. Wenn Indexdaten bereits digital vorliegen, werden diese verwendet. Ansonsten erstellt unser Team diese auch gerne nach Absprache mit Ihnen.

Technische Qualitätssicherung

• Monitoring des technischen Verarbeitungsprozesses (von Scan bis Export)
• Sicherung aller gescannter Dokumente (vor Konvertierung nach PDF)
• Software
  • Verwendung aktueller Betriebssysteme
  • Verwendung unserer zertifizierten Digitalisierungssoftware CLARC nach IDW PS 880
  • Virenscanner
• Hardware
  • Aktuelle/moderne Scanner
  • Halbjährliche Wartung
  • Regelmäßige Pflege
  • Verwendung aktueller Treiber

Fachliche Qualitätssicherung

• Dokumentenprüfung im 4-Augen-Prinzip
  • Belege lesbar
  • Rückseiten/Leerseiten gelöscht
  • Belege gedreht
  • Prüfung Indexierung
  • Abgleich der Auslieferungsergebnisse mit den Anforderungen des Kunden
• Anzahl der Dokumente / Indexdateien (Abgleich mit Statistik)
• Vollständigkeitsprüfungen / Plausibilitätsprüfungen
• Daten-Nachbearbeitung
  • Aufbereitung für kundenindividuelle Ausgabeformate (z.B. Excel-Listen / Statistiken)
• Dokumentation der Qualitätssicherungsprozesse

Datenübergabe an Kunde

• Per Direktverbindung möglich (z.B. gesicherte VPN-Verbindungen)
• Per Datenträgeraustausch (z.B. verschlüsselte USB-Festplatte)
• Per Internet (z.B. gezippt & verschlüsselt via cryptshare)
• Einspielung in das Kundenarchiv

Nach der Verarbeitung werden die Daten unter Verschluss zwischengelagert. Nach Prüfung des Auftraggebers und der Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber werden die Dokumente dann in Sicherheitsbehältern nach dem Bundesdatenschutzgesetz vernichtet. Auf Wunsch werden die Akten auch an Sie zurücktransportiert. Die digital gespeicherten Dokumente werden (entsprechend der mit dem Kunden vereinbarten Aufbewahrungsfrist) gelöscht.