20 Millionen Belege: einfach gesucht und schnell gefunden mit CLARC
Der Kunde
Festool entwickelt hochwertige Elektro- und Druckluftwerkzeuge für professionelle und anspruchsvolle Anwender. Seit der Gründung des Familienunternehmens im Jahr 1925 haben Qualität und Innovation oberste Priorität. Über 300 Patente und mehr als 80 Preise für Produkte und Unternehmen beweisen, dass sich die Konzentration auf das Wesentliche lohnt.
Die Highlights
Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse durch hochperformante und unbegrenzt skalierbare Archivlösung
Hochleistungsfähige Scan-Software CLARC SCAN für Kundendienstbelege
Zugriff für 500 SAP-User, direkt und per Web-Client
Effiziente und medienbruchfreie Einbindung jeglicher elektronischen Dokumente
Einfache und sekundenschnelle Dokumentensuche in der gewohnten SAP-Umgebung
Anbindung aller Werke und Niederlassungen in 15 europäischen Ländern
Das Projekt
Wenn das Dokumentenmanagement an seine Grenzen stößt, ist die Effizienz der gesamten Geschäftsprozesse in Gefahr. Die Migration aller Daten auf ein System mit höherer Kapazität schafft nachhaltig Abhilfe – und sei die Datenmenge auch noch so groß, wie der Fall eines Werkzeugherstellers beweist.
Der Werkzeughersteller TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG, mit Hauptsitz in Wendlingen, ist die Dachgesellschaft für die Marken Festool, Protool, Tanos und Schneider. Aus Kapazitätsgründen musste der Hersteller seine Archivlösung EASY Enterprise.i auf die neue Generation EASY Enterprise.x migrieren. Das Projekt war aufgrund der zahlreichen Standorte und anfangs rund 6 Mio. Belege eine große Herausforderung, bei der das Unternehmen von der CTO Balzuweit GmbH, einem Spezialisten für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), unterstützt wurde. Die Archivlösung EASY Enterprise.i hatte der Werkzeughersteller im Jahr 2000 von der damaligen Muttergesellschaft Festo AG übernommen, Kunde bei CTO war das Unternehmen schon. Von Beginn an war das EASY Archiv in das unternehmensweite SAP-System integriert. Als die TTS-Firmengruppe wuchs und das internationale Geschäft zunahm, stieß das Archiv an seine Grenzen. Denn derzeit kommen jedes Jahr rund 600.000 Belege hinzu – Tendenz steigend.
Die Herausforderung
Die Aufgabe, alle Belege aus sieben Jahren fehlerfrei in ein neues Archiv zu überführen und dabei die Prozesse zu optimieren, wurde in einem Kick-off-Workshop mit den DMS-Spezialisten von CTO und zwei IT-Mitarbeitern von TTS geplant: Die neue Datenstruktur wurde nach
Gesellschaften und Jahren definiert und über das Active-Directory mit LDAP eine neue Berechtigungsstruktur für die Zugriffe auf die Pools festgelegt. Im Zuge der Migration wurde eine neue Speichertechnik erforderlich, weil die Plasmon-Jukebox mit 30 Worm-Medien (30 Slots mit jeweils 30 Gigabyte Speichervolumen) erschöpft war. Als Nachfolger kam zunächst ebenfalls eine Plasmon-Jukebox zum Einsatz, allerdings mit 80 Slots für 80 Worms à 60 Gigabyte, also knapp 5 Terabyte Speichervolumen.
Konkret ging es um 6 Mio. deutsche und internationale Belege wie Rechnungen, Kundendienstaufträge, Lieferantenerklärungen, Im- und Exportpapiere sowie Musterberichte aus dem Qualitätswesen, auf die insgesamt rund 500 SAP-User zugreifen können. Auch Dokumente aus dem tschechischen Ceska Lipa und aus Niederlassungen in weiteren elf europäischen Ländern liegen im zentralen Archiv in Wendlingen. Nach der Migration wurden die Firmen Microcell in Osnabrück sowie Anfang 2009 die Firma TTS Cleantec in Illertissen an das Archivsystem angebunden. Je nach Datenmenge dauerte eine Session eine Nacht oder bis zu einer Woche. Am kompliziertesten waren die Dokumente der deutschen Gesellschaft, die nach Kategorien wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Kundendienst oder Qualitätsmanagement gegliedert waren.
Um Fehler zu vermeiden, wurde dokumentiert, wie viele Daten eine Session umfasst. Auch mussten die einzelnen Migrationsschritte in der richtigen Reihenfolge
angestoßen, abgearbeitet und kontrolliert werden. Die alten Archive und alle Migrationsdaten wurden erhalten und an zwei Orten aufbewahrt. Alle gescannten Belege werden auf einer aktuellen Worm und zusätzlich in einem Sicherungsarchiv doppelt abgelegt. Die Papierarchive wurden komplett aufgelöst. Insgesamt dauerte die Migration vom Kick-off bis zum Going Live des neuen Archivs rund ein halbes Jahr.
Die neue DMS-Lösung umfasst mittlerweile 42 logische SAP-Archive, in denen alle SAPrelevanten Belege gespeichert sind und wo sie allen SAP-Nutzern für den Zugriff zur Verfügung stehen. Bis es allerdings so weit ist, können die Dokumente unterschiedliche Wege gehen: Alle in digitaler Form eingehenden Beleg-Faxe, PDF- oder TIFF-Dateien werden durch SAP im Original automatisch elektronisch ausgelesen. Anschließend wird ein SAP-Beleg mit den Feldern und Kennziffern im richtigen Archiv abgelegt. Zusätzlich werden sie als TIFF-Datei oder PDF gespeichert.
Aufwendiger ist die Bearbeitung der Papierbelege. Diese werden manuell nach den Fachbereichen Einkauf, Qualitätsmanagement, Vertrieb und Finanzbuchhaltung geordnet. Zu jeder Belegnummer wird ein eindeutiger SAP-Barcode generiert. Die Kundendienstbelege werden in Wendlingen in der Fachabteilung, die tschechischen Belege in Ceska Lipa jeweils vor Ort, mithilfe der von CTO entwickelten Standard-Scan-Software CLARC Scan, eingescannt. Die Masse der Belegstapel von rund 10.000 Dokumenten pro Woche geht an einen externen Dienstleister. Dieser scannt sie ein und liefert pro Fachbereich eine CD zurück, die
bei TTS eingelesen und automatisch im EASY Enterprise.x-Archiv gespeichert wird, das auf einem Windows Server mit 8 Gigabyte Hauptspeicher und 900 Gigabyte
Plattenspeicher implementiert ist. Die aktuellen Daten bleiben auf der Festplatte und sind im SAP je nach Anwendung sofort oder am nächsten Tag verfügbar. Nachts werden alle neuen Daten auf revisionssicheren Worm-Datenträgern archiviert. Ein Teil der Archive bleibt je nach Aktualität für den schnellen Zugriff online auf dem Festplattenspeicher verfügbar.
Technisch basiert die Dokumentensuche auf der Open-Source-Volltext-Engine Apache Lucene in Kombination mit einer relationalen Datenbank – im Falle von TTS auf einer Oracle-10g-Datenbank. Diese ermöglicht die bestmögliche Nutzung beider Technologien mit den jeweiligen Vorteilen. Die Bedienung des EASY Enterprise.x ist einfach, weil der Anwender in seiner bekannten Arbeitsumgebung bleibt: Sucht ein Mitarbeiter den Reparaturauftrag „4711123“, ruft er als SAP-Nutzer den Auftrag im SAP ab. Die Archiv-Software hat dabei den SAP-Beleg mit den zugehörigen Originaldokumenten verknüpft und liefert ihn in Sekundenschnelle auf den Monitor. Mitarbeiter ohne SAP-Lizenz können über den EASY-Web-Client nach dem Dokument suchen. Durch den integrierten xView-Server lässt sich in Enterprise.x jedes Dokument seitengenau ansehen, ohne es komplett laden zu müssen. So verringert sich der Datenverkehr.
Das Fazit
Seit der Migration speichert das Unternehmen rund doppelt so viele Belege wie früher und es werden täglich mehr. Selbst elektronische Informationen wie
eMails oder PDF können jetzt medienbruchfrei in den Arbeitsprozess eingebunden werden. Das spart Zeit bei der Suche und vermeidet Fehler. Um möglichst alle
Papierdokumente digital zu erfassen und in den Workflow einzubeziehen, führte CTO das Vertragsmanagement Otris Contract ein, das circa 1700 Verträge enthält. Seit Januar 2011 nutzt TTS eine digitale Rechnungseingangsprüfung, bei der die Belege mit OCR-Erkennung eingescannt und elektronisch zugeordnet werden. Mittlerweile wurde das Archivsystem von den Worms auf eine neue Technologie umgestellt. Alle Daten (damals insgesamt etwa 1 Terabyte) wurden in ein
Fileshare-basierendes Festplattensystem geschrieben, wo sie zehn Jahre unlöschbar bleiben. Das Projekt ist aber noch nicht zu Ende: Derzeit arbeitet CTO gemeinsam mit TTS an der Einführung einer medienbruchfreien Archivierung elektronischer Dokumente aller Art mittels der CTO-Software CLARC Officecapture.
Effiziente Geschäftsprozesse haben höchste Priorität
Die Frage nach dem Return of Investment – rund 50.000 Euro hat die Migration inklusive neuer Hardware und Dienstleistung von CTO gekostet – ist nicht genau zu beziffern: TTS benötigte eine komfortable Archivlösung, da sonst die Geschäftsprozesse nicht mehr effizient aufrechtzuerhalten gewesen wären. Nach der Migration verfügt TTS nun über ein System, das neben der Hochverfügbarkeit unbegrenzte Skalierbarkeit garantiert und den Anforderungen der Zukunft gewachsen ist.
„Wir haben gemeinsam mit CTO in kurzer Zeit einen stabilen und effizienten Prozess für die elektronische Invoice-Verarbeitung realisiert“, resümiert Global IT Manager Bernd Friedrich. „Die ersten Ergebnisse sind vielversprechend. Vor allem in den internationalen Standorten, die bisher keine automatische Rechnungsprüfung hatten, erwarten wir deutliche Produktivitätsgewinne. Und das Potenzial der Lösung ist noch gar nicht ausgeschöpft.“ Als nächstes will Bernd Friedrich den Freigabe- und Buchungsprozess noch stärker automatisieren. Außerdem sollen schrittweise weitere ERP-Daten ins Archiv überführt werden, um Systeme zu konsolidieren und die Audit-Sicherheit zu erhöhen.
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