ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das die visuelle Darstellung einer Rechnung im PDF mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Als hybrides Format ermöglicht ZUGFeRD, dass eine Rechnung für Menschen wie gewohnt als PDF lesbar ist, während die eingebetteten XML-Daten von Buchhaltungs-, ERP- oder DMS-/ECM-Systemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können.
Detaillierte Erklärung & Einordnung
ZUGFeRD wurde entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie mit der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen – insbesondere für kleine und mittlere Betriebe ohne komplexe EDI-Strukturen.
Technisch basiert ZUGFeRD auf einem PDF/A-3-Dokument, das die Rechnung sichtbar macht, und einer darin eingebetteten XML-Datei, in der alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert abgelegt sind. Das PDF dient der menschlichen Lesbarkeit, die XML-Daten ermöglichen die automatische Verarbeitung in Buchhaltungs-, ERP– oder DMS-/ECM-Systemen.
Die aktuelle ZUGFeRD-Spezifikation orientiert sich an den europäischen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung und erfüllt in den passenden Profilen die Norm EN 16931. Dadurch eignet sich ZUGFeRD als Grundlage für rechtskonforme E-Rechnungen. Je nach Profil variiert der Informationsumfang – von reduzierten Datensätzen bis hin zu vollumfänglichen, für die Automatisierung optimierten Varianten. Mit dem speziellen XRechnung-Profil können zudem ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt werden, die sich auch im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern nutzen lassen und sich nahtlos in digitale Prozesse von der Rechnungserstellung bis zur revisionssicheren Archivierung einfügen.
Vorteile von ZUGFeRD
ZUGFeRD bietet Unternehmen im Rahmen der E-Rechnungspflicht und der allgemeinen Digitalisierung eine Reihe konkreter Vorteile:
Hybrides Format – ein Dokument für alle
Menschen sehen eine normale PDF-Rechnung, Systeme lesen parallel die eingebetteten XML-Daten. So lassen sich sowohl klassische Abläufe als auch automatisierte Workflows unterstützen.
Menschen sehen eine normale PDF-Rechnung, Systeme lesen parallel die eingebetteten XML-Daten. So lassen sich sowohl klassische Abläufe als auch automatisierte Workflows unterstützen.
Automatisierte Verarbeitung & weniger Fehler
Durch die strukturierten XML-Daten können Beträge, Steuern, Positionen und Stammdaten automatisch ausgelesen und verbucht werden. Das reduziert Tippfehler, beschleunigt die Rechnungsprüfung und entlastet Buchhaltungsteams.
Durch die strukturierten XML-Daten können Beträge, Steuern, Positionen und Stammdaten automatisch ausgelesen und verbucht werden. Das reduziert Tippfehler, beschleunigt die Rechnungsprüfung und entlastet Buchhaltungsteams.
Konformität mit E-Rechnungsvorgaben
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die europäischen und nationalen Anforderungen (EN 16931, UStG) an eine elektronische Rechnung und ist damit eine passende Antwort auf die schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht in Deutschland.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die europäischen und nationalen Anforderungen (EN 16931, UStG) an eine elektronische Rechnung und ist damit eine passende Antwort auf die schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Einfache Einführung – gerade für KMU
Da ZUGFeRD auf einem PDF-Dokument basiert, lässt es sich in viele bestehende Prozesse integrieren. Zahlreiche Softwarelösungen unterstützen ZUGFeRD bereits „out of the box“, was die Einstiegshürde für kleinere Unternehmen senkt.
Da ZUGFeRD auf einem PDF-Dokument basiert, lässt es sich in viele bestehende Prozesse integrieren. Zahlreiche Softwarelösungen unterstützen ZUGFeRD bereits „out of the box“, was die Einstiegshürde für kleinere Unternehmen senkt.
Flexibilität im Austausch
Unternehmen können ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail, Download-Portal oder andere Kanäle versenden, ohne sich auf ein proprietäres EDI-Verfahren festlegen zu müssen. Gleichzeitig ist mit dem XRechnung-Profil auch der Versand an öffentliche Auftraggeber möglich.
Unternehmen können ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail, Download-Portal oder andere Kanäle versenden, ohne sich auf ein proprietäres EDI-Verfahren festlegen zu müssen. Gleichzeitig ist mit dem XRechnung-Profil auch der Versand an öffentliche Auftraggeber möglich.
Zukunftssicherheit & internationale Nutzung
Durch die enge Verwandtschaft zu Factur-X eignet sich ZUGFeRD auch für grenzüberschreitende Szenarien, insbesondere im deutsch-französischen Umfeld.
Durch die enge Verwandtschaft zu Factur-X eignet sich ZUGFeRD auch für grenzüberschreitende Szenarien, insbesondere im deutsch-französischen Umfeld.
FAQ
Häufige Fragen im Zusammenhang mit ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Hinter dem Namen steckt die Spezifikation für ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zusammen mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde.
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Datenmodell für elektronische Rechnungen, das insbesondere im Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland genutzt wird.
ZUGFeRD ist dagegen ein hybrides Format, bei dem die XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet sind. Der Clou: ZUGFeRD bietet ein eigenes XRechnung-Profil, mit dem sich ZUGFeRD-Rechnungen als XRechnung-konforme XML-Datei erzeugen und an öffentliche Auftraggeber übermitteln lassen.
Für eine gültige elektronische Rechnung (z. B. im Sinne der Anforderungen aus dem Wachstumschancengesetz) sollten Unternehmen eine aktuelle ZUGFeRD-Version ab 2.0.1 einsetzen, die die Norm EN 16931 erfüllt.
In der Praxis empfehlen sich insbesondere:
Welche Variante sinnvoll ist, hängt von deinen Zielgruppen (B2B, B2G), Branchenanforderungen und der eingesetzten Software ab.
Ja. ZUGFeRD wurde explizit so konzipiert, dass es sich auch für kleine und kleinste Unternehmen eignet, die nur wenige Rechnungen pro Jahr versenden und keine aufwändigen EDI-Strukturen aufbauen möchten.
Benötigt werden im Wesentlichen:
Eine CLARC Softwarelösung
Mit der von uns inhouse entwickelten Produktlinie CLARC ECM SUITE orientieren wir uns eng an den Projektanforderungen unserer Kunden und Partner. Unsere Lösungen bringen Ordnung in Dokumenten- und Informationsprozesse, um geschäftliche Abläufe zu optimieren und wichtige Ressourcen zu schonen.
Wir helfen Ihnen im gesamten Prozess
Unsere Lösungen für ein intelligentes Dokumentenmanagement
Die schlanke und hochperformante Lösung für den Rechnungsausgang speziell für SAP
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