XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das in Deutschland insbesondere für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern eingesetzt wird. Es konkretisiert die europäische Norm EN 16931 und legt genau fest, welche Rechnungsdaten in welcher Struktur übermittelt werden. Im Unterschied zu einer PDF-Rechnung ist XRechnung rein maschinenlesbar: Sie besteht ausschließlich aus strukturierten Daten, die von ERP-, Buchhaltungs- oder ECM/DMS-Systemen automatisch verarbeitet werden können.
Detaillierte Erklärung & Einordnung
XRechnung wurde als deutscher Standard entwickelt, um die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an die elektronische Rechnungsstellung einheitlich umzusetzen und gleichzeitig die europäische Norm EN 16931 praxisnah zu konkretisieren. Die Spezifikation wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betreut und fortlaufend weiterentwickelt.
Technisch handelt es sich bei XRechnung um ein semantisches XML-Datenmodell: Alle Pflicht- und optionale Felder – etwa Rechnungsnummer, Beträge, Steuern, Lieferant, Leistungsempfänger oder Positionsdaten – sind klar definiert und fest strukturiert. Eine elektronische Rechnung ist konform zur XRechnung, wenn sie als valides XML-Dokument nach dieser Spezifikation ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine PDF-Datei – selbst mit eingebettetem XML – gilt dagegen nicht als XRechnung im Sinne des Standards.
Ursprünglich wurde XRechnung vor allem für den Bereich Business-to-Government (B2G) eingeführt, also für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen. Seit die elektronische Rechnung und die zugelassenen Formate (u. a. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1) auch im B2B-Bereich zunehmend verpflichtend werden, gewinnt XRechnung zusätzlich im Geschäft zwischen Unternehmen an Bedeutung. In der Praxis kommt XRechnung häufig in Kombination mit Übertragungswegen wie PEPPOL und integrierten Workflows in ERP-, Finanzbuchhaltungs- und ECM-Systemen zum Einsatz.
Vorteile der XRechnung
Die Nutzung von XRechnung bringt Unternehmen – besonders im Zusammenspiel mit E-Rechnungspflichten – eine Reihe von Vorteilen:
Rechtssicherheit und Standardkonformität
XRechnung ist der in Deutschland etablierte Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Bereich und konform zur europäischen Norm EN 16931. Das erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Vorgaben der öffentlichen Hand.
XRechnung ist der in Deutschland etablierte Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Bereich und konform zur europäischen Norm EN 16931. Das erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Vorgaben der öffentlichen Hand.
Hohe Automatisierbarkeit
Durch die klare XML-Struktur lassen sich Rechnungsdaten automatisch auslesen, prüfen und verbuchen. Das reduziert manuellen Aufwand, Tippfehler und Rückfragen im Rechnungswesen.
Durch die klare XML-Struktur lassen sich Rechnungsdaten automatisch auslesen, prüfen und verbuchen. Das reduziert manuellen Aufwand, Tippfehler und Rückfragen im Rechnungswesen.
Einheitliches Format für viele öffentliche Auftraggeber
Behörden und andere öffentliche Stellen können eingehende Rechnungen in einem einheitlichen Datenmodell verarbeiten – unabhängig davon, welche Software der Rechnungssteller nutzt. Das senkt den Abstimmungsaufwand auf beiden Seiten.
Behörden und andere öffentliche Stellen können eingehende Rechnungen in einem einheitlichen Datenmodell verarbeiten – unabhängig davon, welche Software der Rechnungssteller nutzt. Das senkt den Abstimmungsaufwand auf beiden Seiten.
Gute Integration in bestehende Systeme
Zahlreiche ERP-, Finanzbuchhaltungs- und ECM-/DMS-Lösungen unterstützen XRechnung bereits. Unternehmen können ihre bestehenden Prozesse für Rechnungseingang, -prüfung und –archivierung daher relativ nahtlos auf elektronische Rechnungen umstellen.
Zahlreiche ERP-, Finanzbuchhaltungs- und ECM-/DMS-Lösungen unterstützen XRechnung bereits. Unternehmen können ihre bestehenden Prozesse für Rechnungseingang, -prüfung und –archivierung daher relativ nahtlos auf elektronische Rechnungen umstellen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Durch die standardisierte Struktur können Status, Inhalte und Historie einer Rechnung eindeutig nachvollzogen werden – ein Pluspunkt für Audits, Betriebsprüfungen und interne Auswertungen.
Durch die standardisierte Struktur können Status, Inhalte und Historie einer Rechnung eindeutig nachvollzogen werden – ein Pluspunkt für Audits, Betriebsprüfungen und interne Auswertungen.
Zukunftssicherheit im E-Rechnungsumfeld
Mit Blick auf die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gehört XRechnung zusammen mit Formaten wie ZUGFeRD zu den wichtigsten Bausteinen für eine nachhaltige E-Rechnungsstrategie.
Mit Blick auf die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gehört XRechnung zusammen mit Formaten wie ZUGFeRD zu den wichtigsten Bausteinen für eine nachhaltige E-Rechnungsstrategie.
FAQ
Häufige Fragen im Zusammenhang mit XRechnung
XRechnung wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet – also Rechnungen im Bereich Business-to-Government (B2G). Viele Behörden verlangen E-Rechnungen in einem Format, das dem Standard XRechnung entspricht. Mit zunehmender Verbreitung der E-Rechnungspflicht kommt das Format aber auch im B2B-Umfeld häufiger zum Einsatz.
Der wichtigste Unterschied liegt in der Form des Formats:
In der Praxis wird XRechnung vorrangig im B2G-Bereich genutzt, während ZUGFeRD häufig im B2B-Umfeld eingesetzt wird – insbesondere dann, wenn sowohl menschliche Lesbarkeit als auch automatische Verarbeitung gefragt sind.
Für viele öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist die E-Rechnung bereits Pflicht; sie erwarten von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen in einem konformen Format – oft explizit als XRechnung oder in einem damit kompatiblen Profil (z. B. ZUGFeRD XRechnung-Profil).
Im B2B-Bereich schreibt das Umsatzsteuerrecht zunehmend die Verwendung von strukturierten elektronischen Rechnungen vor. XRechnung ist dabei eines der zulässigen Formate, neben z. B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit bestimmten Profil-Einschränkungen). Welche Pflichten konkret gelten, hängt u. a. von Art der Umsätze und Übergangsfristen ab – eine individuelle Rechtsberatung ersetzt diese Übersicht nicht.
XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen. Das bedeutet: XRechnung konkretisiert die EU-Norm, indem sie festlegt, wie die dort definierten Informationselemente für Deutschland praktisch umzusetzen sind. Jede Rechnung, die konform zur XRechnung ist, erfüllt damit auch die Anforderungen der EN 16931 – und ist als elektronische Rechnung im europarechtlichen Sinne anerkannt.
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