Generative KI im Dokumentenmanagement beschreibt den Einsatz von KI-Modellen, die Inhalte verstehen und neue Inhalte erzeugen, um den Umgang mit Dokumenten in DMS- und ECM-Systemen zu erleichtern. Statt Dokumente nur zu speichern und über klassische Regeln zu verarbeiten, kann Generative KI Texte lesen, zusammenfassen, klassifizieren, beschreiben oder in andere Formate übertragen.
Detaillierte Erklärung & Einordnung
Im klassischen Dokumentenmanagement stehen Struktur, Ablage und Wiederauffindbarkeit im Vordergrund: Dokumente werden gescannt, per OCR lesbar gemacht, mit Metadaten versehen, in Akten oder Vorgängen abgelegt und über Suchfunktionen wiedergefunden. Viele dieser Schritte basieren auf festen Regeln, definierten Masken und manuellen Eingaben.
Generative KI erweitert diesen Ansatz um eine verständnisbasierte Ebene. Moderne Sprach- und Multimodal-Modelle können Inhalte im Kontext lesen, interpretieren und daraus neue Texte erzeugen – zum Beispiel Zusammenfassungen, Klassifikationen, Beschreibungen oder Formulierungsvorschläge. Statt starre Regeln zu pflegen, lässt sich die KI mit Prompts steuern, etwa nach dem Motto: „Fasse dieses Dokument in drei Sätzen für die Buchhaltung zusammen“, „Erkenne Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag“ oder „Ordne dieses Dokument einem bestehenden Kunden und Vorgang zu“.
In DMS- und ECM-Systemen entsteht so eine zusätzliche Intelligenzschicht über allen abgelegten Informationen. Eingehende Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Protokolle oder E-Mails können automatisch gelesen und mit passenden Metadaten, Dokumententypen und Ablagevorschlägen versehen werden. Bei der Recherche ermöglicht Generative KI eine Suche in natürlicher Sprache, die über reine Stichworte hinausgeht und Kontext, Synonyme und Zusammenhänge berücksichtigt. In Workflows – etwa bei Freigaben, Vertragsprüfungen oder Projektakten – kann sie Entwürfe, Kommentare oder Hinweise auf Risiken und Besonderheiten erzeugen, die von Mitarbeitenden geprüft und finalisiert werden. Das Dokumentenmanagement entwickelt sich damit von einer reinen Ablageinfrastruktur hin zu einem aktiven Assistenten für Wissensarbeit. Archivierung, Berechtigungen, Revisionssicherheit und Aufbewahrungsfristen bleiben weiterhin Kernaufgaben des DMS beziehungsweise ECM, werden durch generative KI aber sinnvoll ergänzt.
Vorteile von Generativer KI im Dokumentenmanagement
Der gezielte Einsatz Generativer KI rund um Dokumente bietet Unternehmen eine Reihe konkreter Vorteile:
Weniger manueller Erfassungsaufwand
Metadaten, Verschlagwortung und die Zuordnung zu Akten oder Vorgängen können automatisiert vorgeschlagen werden. Mitarbeitende prüfen und korrigieren nur noch, statt alle Felder von Hand zu füllen.
Metadaten, Verschlagwortung und die Zuordnung zu Akten oder Vorgängen können automatisiert vorgeschlagen werden. Mitarbeitende prüfen und korrigieren nur noch, statt alle Felder von Hand zu füllen.
Schnelleres Verstehen von Inhalten
Lange Verträge, Gutachten, Protokolle oder E-Mails lassen sich in wenigen Sekunden zusammenfassen. Das beschleunigt Onboardings in Projekte, Freigaben und fachliche Entscheidungen.
Lange Verträge, Gutachten, Protokolle oder E-Mails lassen sich in wenigen Sekunden zusammenfassen. Das beschleunigt Onboardings in Projekte, Freigaben und fachliche Entscheidungen.
Intelligentere Suche statt bloßer Stichwortsuche
Nutzende können in natürlicher Sprache fragen, statt sich an Ordnerstrukturen und Suchfeldern abzuarbeiten. Die KI bezieht Kontext, Synonyme und ähnliche Begriffe mit ein und kann Ergebnisse begründen.
Nutzende können in natürlicher Sprache fragen, statt sich an Ordnerstrukturen und Suchfeldern abzuarbeiten. Die KI bezieht Kontext, Synonyme und ähnliche Begriffe mit ein und kann Ergebnisse begründen.
Unterstützung in dokumentenbasierten Prozessen
In Workflows wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, HR-Akten oder Qualitätsdokumentation kann Generative KI Inhalte prüfen, Hinweise geben oder Textvorschläge liefern – der Mensch behält die Entscheidungshoheit.
In Workflows wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, HR-Akten oder Qualitätsdokumentation kann Generative KI Inhalte prüfen, Hinweise geben oder Textvorschläge liefern – der Mensch behält die Entscheidungshoheit.
Bessere Nutzung von bestehendem Wissen
In vielen Unternehmen liegen wertvolle Informationen in DMS-/ECM-Systemen „versteckt“. Generative KI macht dieses Wissen zugänglich, indem sie Inhalte zusammenführt, erklärt und in neue Kontexte überträgt, etwa für Reports, E-Mails, FAQs oder Schulungsunterlagen.
In vielen Unternehmen liegen wertvolle Informationen in DMS-/ECM-Systemen „versteckt“. Generative KI macht dieses Wissen zugänglich, indem sie Inhalte zusammenführt, erklärt und in neue Kontexte überträgt, etwa für Reports, E-Mails, FAQs oder Schulungsunterlagen.
Steigerung der Nutzungsakzeptanz
Wenn das DMS/ECM nicht mehr nur „Ablagepflicht“ bedeutet, sondern als intelligenter Assistent wahrgenommen wird, steigt die Akzeptanz bei den Anwender:innen – ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte.
Wenn das DMS/ECM nicht mehr nur „Ablagepflicht“ bedeutet, sondern als intelligenter Assistent wahrgenommen wird, steigt die Akzeptanz bei den Anwender:innen – ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte.
FAQ
Häufige Fragen im Zusammenhang mit Generative KI im Dokumentenmanagement
Generative KI fungiert im Dokumentenmanagement vor allem als Verstehens- und Assistenzschicht über den vorhandenen Dokumenten. Sie hilft, Inhalte zu lesen, einzuordnen und in nutzbare Ergebnisse zu übersetzen – etwa in Form von Zusammenfassungen, Klassifikationen, Vorschlägen für Metadaten, Antwortentwürfen oder Empfehlungstexten. Dadurch werden DMS- und ECM-Systeme nicht nur zum Ablageort, sondern zum aktiven Werkzeug für Wissensarbeit.
OCR und regelbasierte Klassifikation arbeiten eher technisch und formal: Text wird erkennbar gemacht, Felder werden nach festen Mustern ausgelesen, Regeln greifen deterministisch. Generative KI dagegen interpretiert Inhalte und kann flexibel auf unterschiedlich aufgebaute Dokumente reagieren. Sie ist in der Lage, Kontext zu berücksichtigen, Sprache zu verstehen und eigenes Wording zu erzeugen – etwa Zusammenfassungen oder Begründungen. Idealerweise ergänzen sich beide Welten: OCR liefert den Text, Regeln sichern Mindeststandards, Generative KI sorgt für Flexibilität und Komfort.
Typische und praxisnahe Use Cases sind zum Beispiel:
Diese Szenarien lassen sich Schritt für Schritt einführen – beginnend mit „Assistenzfunktionen“, bei denen der Mensch immer die letzte Entscheidung behält.
Wesentliche Punkte sind:
Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, kann Generative KI das Dokumentenmanagement deutlich stärken – ohne Kompromisse bei Sicherheit und Compliance.
Eine CLARC Softwarelösung
Mit der von uns inhouse entwickelten Produktlinie CLARC ECM SUITE orientieren wir uns eng an den Projektanforderungen unserer Kunden und Partner. Unsere Lösungen bringen Ordnung in Dokumenten- und Informationsprozesse, um geschäftliche Abläufe zu optimieren und wichtige Ressourcen zu schonen.
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