Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Die enthaltenen Daten können dabei automatisch von IT-Systemen verarbeitet werden – ohne Medienbruch und ohne erneutes Abtippen. Im Unterschied zu einer reinen PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt eine e-Rechnung bestimmte technische und rechtliche Anforderungen, damit sie maschinell auslesbar, eindeutig interpretierbar und revisionssicher archivierbar ist.
Detaillierte Erklärung & Einordnung
Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der digitalen Finanz- und Beschaffungsprozesse. Sie ersetzt nach und nach klassische Papierrechnungen oder unstrukturierte digitale Formate und sorgt dafür, dass Rechnungsdaten durchgängig elektronisch verarbeitet werden können – vom Versender bis zum Empfänger.
Kernmerkmal ist die Strukturierung der Rechnungsdaten: Statt nur ein Bild oder ein reines PDF-Dokument bereitzustellen, enthält eine e-Rechnung maschinenlesbare Daten in einem definierten Format (z. B. XML-basiert). Dadurch können Buchhaltungs-,ERP– oder Workflow-Systeme Beträge, Steuersätze, Lieferantendaten oder Positionen automatisch auslesen, prüfen und verbuchen.
In vielen Ländern gewinnen E-Rechnungen zusätzlich an Bedeutung, weil gesetzliche Vorgaben und öffentliche Auftraggeber die elektronische Rechnungsstellung fördern oder vorschreiben. Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten oder große Rechnungsmengen verarbeiten, profitieren daher besonders von einem durchgängigen E-Rechnungsprozess – idealerweise integriert in ein Dokumentenmanagement-,ECM– oder Beschaffungssystem.
Im Zusammenspiel mit digitalen Workflows (z. B. für Rechnungsfreigaben), einem revisionssicheren Archiv und angebundenen ERP-Systemen entsteht so ein End-to-End-Prozess: von der Bestellung über den Wareneingang bis zur elektronischen Rechnung und deren Verbuchung.
Vorteile von E-Rechnungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile – sowohl organisatorisch als auch wirtschaftlich:
Weniger manueller Aufwand
Rechnungsdaten müssen nicht mehr händisch erfasst werden. Automatische Datenerkennung und -übernahme reduziert Tippfehler, Nacharbeiten und Rückfragen.
Rechnungsdaten müssen nicht mehr händisch erfasst werden. Automatische Datenerkennung und -übernahme reduziert Tippfehler, Nacharbeiten und Rückfragen.
Schnellere Durchlaufzeiten
Elektronische Rechnungen stehen sofort nach Eingang im System zur Verfügung, können automatisch verteilt und in digitalen Workflows geprüft und freigegeben werden. Das beschleunigt Prozesse und verbessert Skonto-Nutzung.
Elektronische Rechnungen stehen sofort nach Eingang im System zur Verfügung, können automatisch verteilt und in digitalen Workflows geprüft und freigegeben werden. Das beschleunigt Prozesse und verbessert Skonto-Nutzung.
Kostensenkung
Druck, Papier, Kuverts und Porto entfallen. Auch auf Empfängerseite sinken Kosten für manuelle Bearbeitung, Ablage und Archivierung.
Druck, Papier, Kuverts und Porto entfallen. Auch auf Empfängerseite sinken Kosten für manuelle Bearbeitung, Ablage und Archivierung.
Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Der Status einer Rechnung – eingegangen, in Prüfung, freigegeben, gebucht – lässt sich jederzeit nachvollziehen. Das erleichtert Auswertungen und Cashflow-Planung.
Der Status einer Rechnung – eingegangen, in Prüfung, freigegeben, gebucht – lässt sich jederzeit nachvollziehen. Das erleichtert Auswertungen und Cashflow-Planung.
Rechtssicherheit & Compliance
In Verbindung mit einem geeigneten Archiv- und DMS-/ECM-System lassen sich Anforderungen an Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrungsfristen besser erfüllen. Prüfpfade und Freigaben können dokumentiert und im Bedarfsfall nachgewiesen werden.
In Verbindung mit einem geeigneten Archiv- und DMS-/ECM-System lassen sich Anforderungen an Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrungsfristen besser erfüllen. Prüfpfade und Freigaben können dokumentiert und im Bedarfsfall nachgewiesen werden.
Integration in bestehende Systeme
E-Rechnungen können direkt in ERP-, Buchhaltungs- oder Beschaffungssystemen verarbeitet werden. Medienbrüche entfallen, Schnittstellen sorgen für einen durchgängigen Datenfluss.
E-Rechnungen können direkt in ERP-, Buchhaltungs- oder Beschaffungssystemen verarbeitet werden. Medienbrüche entfallen, Schnittstellen sorgen für einen durchgängigen Datenfluss.
FAQ
Häufige Fragen im Zusammenhang mit E-Rechnungen
Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt zwar als elektronische Übermittlung, ist aber häufig lediglich ein „Bild“ der Rechnung ohne strukturierte Daten. Eine e-Rechnung im engeren Sinne liegt in einem strukturierten Format vor, das eine automatische Verarbeitung in IT-Systemen ermöglicht. Nur so können Rechnungsdaten ohne erneutes Erfassen ausgelesen, geprüft und verbucht werden. Zudem sind für e-Rechnungen oft spezielle technische und rechtliche Vorgaben definiert.
n Deutschland ist die E-Rechnung im B2G-Bereich bereits seit 2020 für den Rechnungsausgang an viele öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Im B2B-Bereich wird sie seit dem 1. Januar 2025 schrittweise zum Standard: Unternehmen müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen können, sondern sind perspektivisch auch verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen. Übergangsregelungen erlauben – abhängig vom Unternehmensumsatz – noch bis Ende 2026 die Ausstellung klassischer Papier- oder PDF-Rechnungen. Ausnahmen gelten unter anderem für B2C-Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Für die Einführung von E-Rechnungen benötigen Unternehmen vor allem:
Je besser diese Bausteine zusammenspielen, desto größer ist der Nutzen der E-Rechnung im Alltag.
E-Rechnungen werden idealerweise in einem digitalen, revisionssicheren Archiv gespeichert. Dabei werden sowohl die Originaldatei (z. B. XML-basiertes Format) als auch – falls vorhanden – eine menschenlesbare Darstellung (z. B. PDF-Ansicht) abgelegt. Ergänzend kommen Metadaten wie Rechnungsnummer, Kreditor, Betrag, Buchungskreis oder Freigabestatus hinzu. So lassen sich E-Rechnungen später schnell wiederfinden, rechtlich nachweisen und im Rahmen von Prüfungen oder internen Recherchen bequem auswerten.
Eine CLARC Softwarelösung
Mit der von uns inhouse entwickelten Produktlinie CLARC ECM SUITE orientieren wir uns eng an den Projektanforderungen unserer Kunden und Partner. Unsere Lösungen bringen Ordnung in Dokumenten- und Informationsprozesse, um geschäftliche Abläufe zu optimieren und wichtige Ressourcen zu schonen.
Wir helfen Ihnen im gesamten Prozess
Unsere Lösungen für ein intelligentes Dokumentenmanagement
Die schlanke und hochperformante Lösung für den Rechnungsausgang speziell für SAP
Rufen Sie uns an oder schreiben
Sie uns eine E-Mail.
Wir helfen Ihnen gerne weiter.
