In der Welt des Dokumentenmanagements fallen schnell viele Fachbegriffe: DMS, ECM, revisionssichere Archivierung & Co. – doch was steckt genau dahinter?
In diesem Glossar haben wir die wichtigsten Begriffe rund um Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflows für Sie gesammelt und verständlich erklärt. Zu jedem Stichwort finden Sie eine kurze Definition sowie weiterführende Informationen auf der jeweiligen Detailseite.
Alle Begriffe zum Dokumentenmanagement im Überblick
Hier finden Sie Definitionen relevanter Begriffe im Umfeld des Dokumentenmanagements.
Ein Archiv ist ein System zur langfristigen, strukturierten und unveränderbaren Aufbewahrung von Dokumenten – häufig revisionssicher und GoBD-konform.
Gesetzlich oder vertraglich definierter Zeitraum, in dem geschäftsrelevante Dokumente wie Rechnungen oder Verträge aufbewahrt werden müssen.
Ein Dokument ist eine inhaltlich zusammenhängende Informationseinheit – zum Beispiel eine Rechnung, ein Vertrag oder eine E-Mail –, die in analoger oder digitaler Form vorliegt und im Dokumentenmanagement erfasst, verwaltet und archiviert wird.
Gesetzlich oder vertraglich definierter Zeitraum, in dem geschäftsrelevante Dokumente wie Rechnungen oder Verträge aufbewahrt werden müssen.
ECM bezeichnet Strategien und Lösungen zur unternehmensweiten Verwaltung von Inhalten und Dokumenten – über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet wird, etwa im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format.
ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet integrierte Softwarelösungen, mit denen zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens – wie Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb, Finanzbuchhaltung oder Personalwesen – in einem System geplant, gesteuert und ausgewertet werden.
Generative KI bezeichnet KI-Modelle, die aus vorhandenen Dokumenten neue Inhalte wie Zusammenfassungen, Antworten oder Textvorschläge erzeugen.
OCR ist eine Technologie, die Text in gescannten Dokumenten oder Bildern erkennt und durchsuchbar macht.
On-Premises bezeichnet ein Betriebsmodell, bei dem Software im eigenen Rechenzentrum bzw. auf der firmeneigenen IT-Infrastruktur installiert und betrieben wird – im Gegensatz zu Cloud-Lösungen, die in externen Rechenzentren laufen.
SAP Fiori ist ein Designkonzept und eine Sammlung moderner Benutzeroberflächen für SAP-Anwendungen. Es stellt rollenbasierte, übersichtliche und responsive Apps bereit, die Geschäftsprozesse vereinfachen.
XRechnung ist ein standardisiertes, rein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen, das insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland vorgeschrieben ist. Es ermöglicht die automatisierte, medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten in ERP- und Buchhaltungssystemen.
ZUGFeRD ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, bei dem eine PDF-Rechnung gleichzeitig strukturierte XML-Daten enthält. So können E-Rechnungen sowohl visuell gelesen als auch automatisiert von ERP- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden.