Der Kunde

2018 fusionierten manroland web systems und Goss International zu einem Unternehmen: die manroland Goss web systems. Deren Ziel ist es, ein außergewöhnlicher Lieferant für den globalen Druckmarkt zu sein, der Produkte und Serviceangebote mit Mehrwert bereitstellt. Neben dem Unternehmenshauptsitz in Augsburg, hat der Druckmaschinenhersteller weitere Hauptstandorte in Nord- und Südamerika, Asien, Australien und Europa.

Die Highlights

Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick

Verschlankte Infrastruktur im Bereich Archiv

Reduzierung der laufenden Kosten

Einheitliche Plattform und verbesserte Skalierbarkeit

Schnelle Einrichtung

Leistungsfähige Scanstrecke

Migration auf Kundenseite durchgeführt

Weltweiter Zugriff auf Daten

Für alle Endgeräte nutzbar

Das Projekt

Die manroland Goss web systems GmbH ist ein bekanntes Unternehmen in der Druck- und Medienindustrie: Das Angebot umfasst Rollenoffset-Equipment und Serviceangebote. Als global agierendes Unternehmen mit weltweit rund 1000 Mitarbeiter ist das Unternehmen auf eine moderne Infrastruktur im IT-Bereich angewiesen. Bedingt durch die internationale Auslegung steigen die Ansprüche auch im Bereich Digitalisierung: Vor allem bezüglich des Zugriffs auf Dokumente und deren revisionssichere Archivierung.

Seit dem Start im Jahr 2004 wurden über die Jahre mehr und mehr SAP-Systeme bei manroland Goss integriert. Waren sie ursprünglich hauptsächlich im Bereich Einkauf und Qualitätsmanagement im Wareneingang zu finden, wurden seit dem Jahr 2015 auch das Materialmanagement und das Lager (Elektronisches Warehouse Management) – der komplette Service und die Produktion – in einem Komplettprojekt nach dem Greenfield-Ansatz umgesetzt. Das Archiv wurde zum damaligen Zeitpunkt allerdings unberührt gelassen. Seitdem wurde die Systemstrategie fortgeführt: „Unsere Strategie ist: All in SAP. Und deswegen werden unsere User künftig nicht mehr SAP verlassen, um irgendwelche Dokumente anzuschauen“ erklärt Walter Stangl, Projektleiter SAP Prozessentwicklung, SAP CS/MM/PS/PP bei manroland Goss.

Die Herausforderung

Gesucht: digitale Archivierung für SAP
Beim ursprünglich eingesetzten Archiv fielen dann vor einiger Zeit Updates an und im Zuge der Umstrukturierungsaktivitäten in der IT wurde das Archivierungskonzept generell hinterfragt. Zudem enthielt das Altarchiv durch seine branchenspezifische Ausrichtung viele Funktionen, die seitens manroland Goss gar nicht verwendet wurden.

Als weitere Aufgabenstellung sollte das Archivsystem aus einem externen Hosting in das eigene Rechenzentrum überführt werden. Auf die Frage „Update oder neues Archiv?“ entschied sich das Team von manroland Goss daher für eine Marktbearbeitung und im Anschluss für die Variante „neues Archiv“, da man hier fast kostenneutral von weiteren Vorteilen, wie beispielsweise die bessere Anbindung an SAP, profitieren konnte.

Überzeugende Argumente seitens CTO
Im Zuge der Marktbearbeitung stieß das Team von manroland Goss unter anderem auf die CTO Balzuweit GmbH aus Stuttgart. Mit ihr hatte man in der Vergangenheit bereits gute Erfahrungen bei der Umsetzung einer digitalen Rechnungsbearbeitung gemacht, sodass man gegenüber Vorschlägen zu passenden Lösungen und deren Einführung aufgeschlossen war. Durch die bestehenden Geschäftsbeziehungen waren sowohl die üblicherweise eingesetzten Softwarekomponenten sowie die Beratungskompetenz bekannt – in Kombination mit einem attraktiven Preis konnte CTO dann die Entscheidung zu ihren Gunsten gewinnen.

Neben den Kosten gab es jedoch weitere überzeugende Argumente: „Die Nähe zu SAP war für unsere Entscheidung ausschlaggebend, aber auch die Möglichkeiten und Funktionalitäten beim Scannen – da lagen die Stärken und haben den Ausschlag für die Entscheidung gegeben“ so Ivo Kvocic, Senior Manager of Global IT Processes bei manroland Goss.

Die Lösung

Das Altsystem war bei manroland Goss bereits viele Jahre im Einsatz, sodass zu Beginn des Projekts nicht ganz klar war, wie viele und welche Dokumente überhaupt migriert werden sollten. Es befanden sich verschiedene Dokumentarten und -typen aus verschiedenen Quellen im Altarchiv, weswegen die größte Herausforderung vor allem darin bestand, eine Migrationsstrategie zu entwickeln. Letztlich hatte sich herausgestellt, dass über zwei Millionen Dokumente von der Migration betroffen waren. Zusätzlich wurden etwa 455 verschiedene SAP-Objekte identifiziert, die mit Dokumentarten verknüpft sind. Das Archiv hat einen Umfang von etwa zwei Terrabyte.

Die Lösung: Schlankes Archiv und neue Scanstrecke
Im April 2019 wurden die SAP-Systeme vom Hoster ins eigene Rechenzentrum umgezogen und damit der Grundstein für die hausinterne Archivierung geschaffen. Beim ersten gemeinsamen Kickoff des Projekts von manroland Goss und CTO ging es vor allem um eine generelle Bestandsaufnahme, die einen Überblick über folgende Fragen verschaffen sollte: Was für Dokumente befinden sich im Altsystem? Welche Dokumente müssen überhaupt migriert werden? Aus welchen Quellen stammen diese? Als die wichtigsten Kennzahlen feststanden, wurde ein Plan aufgestellt und parallel wurde bereits ein Speicher-Container, ein Silent Brick der Firma FAST LTA, installiert.

Als Archivsystem entschied man sich für das CLARC Archive for SAP. Dabei handelt es sich um eine hochperformante und revisionssichere Archivlösung, die sich problemlos in die bestehende SAP-Umgebung einfügt. Zur besseren Handhabung wurde das CLARC Archive for SAP auf einem virtuellen Server installiert und im Anschluss mit dem Silent Brick verbunden. So konnte eine erste Grundeinrichtung durchgeführt werden und die SAP-Systeme waren bereits in der Lage, Verbindung mit der Archivlösung aufzunehmen.

Parallel dazu wurden die Scanstrecken eingerichtet. Auch hier erfolgte im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme, die zeigen sollte, welche Dokumente mit welchen Szenarien gescannt werden. manroland Goss verfügte über unterschiedliche Generationen von Scannern, die an das Archiv angebunden werden mussten. Dank der Kompatibilität der modular aufgebauten Scan-Lösung CLARC Scanwar diese Aufgabe jedoch lösbar.

Die Szenarien wurden auf der Plattform eingerichtet und im gleichen Zug wurden auch bereits die ersten Tests gemacht, sodass technisch sehr schnell ein lauffähiges System zur Verfügung stand. Nachdem die ersten Tests erfolgreich waren, wurden die laufenden Dokumente unmittelbar in das neue System übernommen. Dadurch konnten die alten Scanclients zügig abgelöst werden.

Die Umsetzung der Scanstrecken sorgt bei manroland Goss für große Zufriedenheit: „Wir haben im Bereich Scannen mit Barcodeerkennung von Lieferscheinen, die dann Eingang finden in SAP, schon anspruchsvolle Anwendungen im Bereich Scannen und diese konnten wir mit der Anwendung gut umsetzen“ resümiert Walter Stangl. Trotz starker Einspannung in weitere Projekte attestieren die Kollegen von manroland Goss CTO sehr gute Fachkompetenz. In der Not wurde auch mal Zeit freigeschaufelt um eine Hürde zu nehmen. „Die Chemie hat auch gepasst“ ergänzt Ivo Kvocic.

Die Umsetzung

Nach erfolgreicher Installation und Einrichtung des Archivs wurde manroland Goss von CTO ein Migrationstool zur Verfügung gestellt. Damit können alle SAP-Dokumente, die in verschiedenen Archivsystemen liegen, auf das CLARC Archive for SAP migriert werden. So wurde dem Team von manroland Goss ein Werkzeug an die Hand gegeben, um die Migration selbst durchzuführen. Die Einrichtung erfolgte gemeinsam, auch wurden erste Tests zusammen durchlaufen, um mögliche Nachjustierungen umsetzen zu können. Ein Leitfaden wurde ebenfalls ausgehändigt, der die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfasst. Durch die inhouse umgesetzte Migration spart manroland Goss Beratungsaufwände und hat das Timing selbst in der Hand.

Die Migration selbst erfolgt nach Dokumentenarten in definierten Blöcken: Nach der Anpassung des Customizings laufen alle neu eintreffenden Dokumente ins neue Archiv, während das manroland-Team gleichzeitig beginnt, Dokumente des gleichen Typs zu migrieren. Dadurch läuft die Migration unbemerkt im Hintergrund ohne Beeinträchtigung der Anwender.

Das Customizing ist bei der Migration grundsätzlich ein wichtiges Thema, bei dem es noch den ein oder anderen extra Tipp gab: So lenkte Hans Braun, der die Projektumsetzung seitens CTO im Fall manroland Goss betreute, gezielt den Blick auf die in der Vergangenheit vorgenommenen Einstellungen. „Wir hatten im Customizing Einstellungen, die wir gar nicht benötigten. Das betraf weniger Dokumente, eher angebundene Content Repositories oder Verbindungen zu anderen Systemen. Auch hier wurde gehandelt“ erzählt Ivo Kvocic. Das schafft mehr Klarheit im System.

Das Fazit

Bis November 2019 wurden etwa zwei Drittel der relevanten Dokumente migriert. Zum Zeitpunkt der Berichterstellung war die Migration noch in vollem Gange. Schon jetzt lässt sich allerdings sagen, dass die laufenden Kosten der neuen Archivlösung deutlich günstiger sind, als die der Vorgängerlösung. Zudem ist das System performant: Die Abfrage der Dokumente erfolgt schnell, unabhängig davon, in welchem Rechenzentrum des jeweiligen Standortes sich die Daten befinden. Nun kann weltweit sowie von mobilen Endgeräten aus auf die Daten zugegriffen werden. Praktisches Beispiel: Die Monteure von manroland Goss haben Tablets bei sich, mit denen Maschinenzeichnungen, etc. geöffnet werden können. Mit der neuen Lösung ist das schnell und einfach möglich.

Die Projektteilnehmer haben damit das umgesetzt, was der neuen IT-Strategie von manroland Goss entspricht: ein „Single Point of Truth“ – einer Stelle, in der alles Notwendige gefunden werden kann. „Der User merkt die Migration gar nicht bei den Dokumenten, die bereits in SAP vorlagen. Für den Endanwender ist quasi alles gleichgeblieben – eigentlich ein großes Kompliment…“ berichtet Walter Stangl. manroland Goss profitiert so von einem zweifachen Effekt: Einer verschlankten Infrastruktur bei gleichzeitiger Kosteneinsparung.

Auch die neue Scanstrecke findet bei den Mitarbeitern großen Anklang: Die einfache, benutzerfreundliche Gestaltung der neuen Scansoftware hat umfangreiche Erklärungen überflüssig gemacht. „Ein wirklich hoher Bedienkomfort, auch intuitiv bedienbar – das gefällt den Kollegen natürlich. Darum haben wir hier auch eine sehr hohe Akzeptanz“ stellt Ivo Kvocic abschließend fest.

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