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Die digitale Personalakte

Akten raus, Grün rein: So lässt sich der sichtbare Effekt einer Digitalisierung von Personalakten knapp zusammenfassen. Denn der Verzicht auf Aktenmappen bedeutet nicht nur Raumgewinn, sondern unterstützt das nachhaltige Wirtschaften und das ökologische Engagement eines Unternehmens. Laut Bundesregierung sind Phantasie, Kreativität und technisches Know-how gefragt, um umweltverträgliche und ressourcensparende Produktions- und Konsummuster voranzutreiben.

Die digitale Personalakte ist eine umfassende Software-Lösung für die Personalverwaltung und die Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen und Organisationen. Dabei werden verschiedenste Informationsquellen schnell und zuverlässig unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zugänglich.

Leistungsübersicht

  • Optimale Strukturierung der verschiedenen Informationsquellen
  • Rechtskonforme Organisation
  • Flexible Abbildung der Personalprozesse
  • Verbesserter, effizienter Informationsfluss
  • Umfangreiche Dokumenten-Management-Funktionen wie Scannen, Indexieren, Weiterleiten, Wiedervorlage, Archivierung
  • Zentrale Ablage aller für einen Vorgang relevanter Dokumente
  • Schneller Zugriff durch nachhaltige Struktur für Ablage und Recherche
  • Revisionssichere Archivierung
  • Einfach und intuitiv zu bedienen
  • Komplett browserbasiert
  • Modular und flexibel
  • Ergonomisch
  • Wirtschaftlich und effizient
  • Sofort einsetzbar

Digitale Personalakte ist webbasiert, plattformunabhängig und mit vielfältigen Dokumenten-management-Funktionalitäten ausgestattet. Die Software macht Schluss mit der Sucherei in unhandlichen Papierarchiven und unübersichtlichen Datenverzeichnissen. Alle für die Personal-abteilung relevanten Dokumente von der Bewerberakte bis hin zu Verträgen mit Leiharbeits-firmen und externen Beratern werden erfasst, indexiert, zentral abgelegt und revisionssicher archiviert. Kurzum: Sämtliche Vorgänge werden mit modernster Technologie elektronisch abgebildet und sorgen für ein effizientes Personalmanagement.

Schluss mit der Sucherei

Die digitale Personalakte beschleunigt die Prozesse in der Personalabteilung nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass die Sachbearbeiter zuverlässig Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben – und zwar völlig unabhängig von den Formaten, in denen die Unterlagen vorhanden sind. Egal ob Word, Excel, oder PDF – die digitale Personalakte macht alle Dokumente in einer einzigen Anwendung zugänglich. Papierdokumente wie beispielsweise Krankmeldungen werden zuvor gescannt und digitalisiert. Das Öffnen mehrerer Anwendungen und Wechseln zwischen den Fenstern ist überflüssig. Die einheitliche Verschlagwortung, Volltextrecherche und Querverweise über alle Belegarten des Personalstamms (PE, Schulungen, Zertifikate usw.) setzen die Informationen in einen Zusammenhang und ermöglichen den Sachbearbeitern und Führungskräften einen sofortigen Überblick, etwa über fehlende Belege oder zur Vorbereitung von Mitarbeiter-Gesprächen.

Abbildung von Workflows

Die digitale Personalakte bietet aber noch mehr als eine zentrale Verwaltung für die Personalakte: Die Software bildet auch verschiedene Workflows innerhalb des Personalmanagements ab. Das beginnt bei der Terminvorlage und –kontrolle bei wichtigen Personalentscheidungen bis hin zur Ablage arbeitsrechtlicher Hinweise. Dazu gehören Abmahnungen, die zeitgesteuert wieder entfernt werden müssen, Zwischenzeugnisse, Arbeitserlaubnisse und Arbeitsvorschriften. Die Bearbeitung von Bewerbungs-, Einstellungs- und Freistellungverfahren lässt sich so ebenso wie die von Urlaubsanträgen oder die Nutzung von firmeneigenen Fahrzeugen und Kommunikationsmitteln durch die Mitarbeiter elektronisch standardisieren. Mehr noch: Auch die Lohnbuchhaltung lässt sich an die digitale Personalakte anbinden. Abrechnungsrelevante Daten wie Lohnabrechnungen, LST-B, SV-Meldungen und Krankmeldungen stehen damit ebenfalls zur Verfügung. Für das Personalmanagement ergibt sich daraus eine sofortige Transparenz über alle Vereinbarungen und Zusagen sowie über deren Auswirkungen.

Zugriff von jedem Ort

Flexibilität ist auch für Personalmanager heute ein wesentlicher Bestandteil ihrer Tätigkeit. Darum wurde die digitale Personalakte von vornherein mit einem Webclient ausgestattet, der Zugriff auf die Datenbasis über das Internet ermöglicht. Damit können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Personalabteilungen auch von Unterwegs oder im Home Office die Unterlagen einsehen und bearbeiten. Die Workflow-Funktionalität bildet dabei typische Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse ab, wie etwa bei Vertragsänderungen, Genehmigungsläufen oder die Versendung von Dokumenten an definierte Verteiler. So sind alle Informationen stets auf dem neuesten Stand.