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clarc xControl Invoice

Automatisierte Rechnungserfassung mit clarc xControl Invoice

Das ERP-System ist installiert, ein Workflow-System vorhanden. Das einzige was fehlt ist ein Produkt zur Datenerfassung von eingehenden Rechnungen und schon ist die Lösung zur automatisierten Rechnungsbearbeitung komplett. Kein physischer Transport der Rechnung durch das Unternehmen und keine manuelle Bearbeitung der Rechnung außerhalb des unternehmensinternen Workflows.

Highlights

  • Kosteneinsparung durch Integration in vorhandene Infrastruktur
  • Standardschnittstellen zu zahlreichen Archiv- und DMS Systemen
  • Einfacher Datentransfer an beliebige Zielsysteme
  • Intelligentes Regelwerk und umfassende Wissensbasis
  • Alle erkannten Werte werden gegen vorhandene Daten aus dem ERP geprüft (Lieferantenstamm, Wareneingang, Bestellungen, Rechnungsdubletten)
  • Automatische Zuordnungen zu Bestellpositionen, Kostenstellen oder Sachkonten über intelligente Distanzermittlung
  • Komfortable Feldergänzung über Single Click OCR
  • Assistenten prüfen auf Konformität nach UStG §14 und navigiert direkt zum Eingabefeld
  • Rechnungsfreigabe über intuitives Web-Portal
  • Automatisches Buchen fehlerfreier Rechnungen möglich
  • Workflow-Historie als PDF-Anhang zur ERP-Buchung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vereinfachung komplexer Prozesse
clarc xControl Invoice verarbeitet Rechnungen und extrahiert deren wesentliche Daten. Das Produkt empfiehlt sich, wenn der bestehende Arbeitsablauf nicht geändert, sondern optimiert werden soll. Für die elektronische Bearbeitung werden die Rechnungen beim Eingang in der Poststelle oder in der Finanzbuchhaltung gescannt. Das digitale Bild der Rechnung - das Image - kann in einem beliebigen, bereits vorhandenen Archiv abgelegt werden. Aus der gescannten Rechnung extrahiert clarc xControl Invoice die relevanten Daten (Datum, Betrag, Lieferant, Bestellnummer, etc.) und übergibt sie an ein beliebiges ERP-/Fibu-System. Bei der Erfassung berücksichtigt das System verschiedene Sprachen, Formate und den von Land zu Land unterschiedlichen Rechnungsaufbau.

Damit ist clarc xControl Invoice eine schnelle und sichere Lösung für die Interpretation von nationalen und internationalen Rechnungsdokumenten.

Perfekte Erkennung im Standard
clarc xControl Invoice verfügt über ein intelligentes Regelwerk und eine umfassende Wissens-basis für die Erkennung der Felder, die aus jeder Rechnung ausgelesen werden müssen. Somit können auf beliebigem Rechnungsmaterial im Durchschnitt ca. 70 Prozent der Rechnungsfelder erkannt werden, ohne dass diese trainiert wurden. Diese guten Erkennungs-ergebnisse lassen sich auch dann erzielen, wenn neue Lieferanten hinzukommen oder wenn sich Rechnungslayouts ändern.

Folgende Metadaten sind in der Wissensbasis modelliert: Rechnungsdatum, Rechnungs-nummer, Bestellnummer, Lieferant, Netto-/ Bruttobetrag, Mehrwertsteuersatz für die einzelnen Mehrwertsteuergruppen und den Gesamtbetrag sowie Nebenkosten. Je Rechnungspositionen werden ermittelt: Positionsnummer, Menge, Mengeneinheit, Einzelbetrag, Rabatt und Gesamtbetrag.

Durch individuelle Anpassungen an die Charakteristika und Anforderungen des Unternehmens kann der Automatisierungsgrad weiter gesteigert werden.

Bei der Analyse der Rechnung werden die gelesenen Informationen wie Namen, Anschrift, Bankverbindung, Lieferanten-Nummer mit den Kreditoren-Stammdaten abgeglichen. Zudem werden für die weitere Automatisierung evtl. vorhandene Bestell- und Wareneingangsdaten zum Zusammenführen der ausgelesenen Daten herangezogen.

Validierung
Im nächsten Schritt nimmt der Sachbearbeiter mit dem Modul Validation eine visuelle Kontrolle und manuelle Ergänzung der extrahierten Rechnungsdaten mit direktem Imagebezug vor. Ein Validierungs-Arbeitsplatz zeigt dem Benutzer dabei neben den Rechnungsdaten das zugehörige Image.

Für eine schnellere und ermüdungsfreiere Erfassung der jeweiligen Positionen auf der Rechnung werden die dazu passenden Bild-abschnitte, wie z.B. die Rechnungs-Nr., zusätzlich vergrößert hervorgehoben, so dass eine einfache Überprüfung möglich ist.

Angepasst an den Standard
clarc xControl Invoice kann durch Standardschnittstellen an beliebige Archiv- und DMS-Systeme sowie an ERP- und Buchhaltungs-Systeme angebunden werden.

Die Lösung clarc xControl zeichnet sich durch eine hohe Erkennungsqualität, schnelle Erfassung und eine intuitive Bedienung aus.

Webcode CCXC02


Produktinformation